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Wie Sie dafür sorgen, dass mobiles Arbeiten wirklich funktioniert und Ihre Flächen wirtschaftlicher und produktiver werden

Mobiler, effizienter, zufriedenstellender und mit weniger Fläche

Wir sagen es Ihnen lieber gleich: Spätestens, seit Homeoffice zumindest mit einer moderaten Quote gesellschaftlich und unternehmerisch akzeptiert ist, geht Büro in den meisten Fällen auch mit der Hälfte der Fläche – es muss aber natürlich die richtige Hälfte sein. Die mit den Arbeitsplätzen, die wirklich benötigt werden. Die mit den Arbeitsplätzen, die wirklich ausgelastet sind. Die mit den Arbeitsplätzen, die alle neuen Anforderungen an Kommunikation, Konzentration, Kollaboration unter Einhaltung neuer Abstandsbedürfnisse erfüllen.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kann es gehörig Sorge machen, wenn sie von Veränderungen der Büroarbeitswelt hören. Und zwar vor allem dann, wenn die Büros auch wirtschaftlicher werden sollen oder müssen. Das riecht für viele nach Verdichtung, Großraumbüro oder ähnlichen Ansätzen, die nur einseitige Ziele verfolgen. Die schlimmste Befürchtung vieler: „Wollen „die“ mir jetzt etwa meinen Schreibtisch wegnehmen?“

Das erfordert eine völlig andere Herangehensweise an solche Projekte. Keine, die rein von Raumplanung und -ausstattung getrieben ist. Aber auch keine, deren Treiber die Wirtschaftlichkeit ist. Es braucht ein Verfahren, das zuallererst den Menschen in den Mittelpunkt rückt und ihn von Anfang an beteiligt – schon in der Potenzialermittlungsphase! So machen wir es zumindest am Institut. Beteiligung bedeutet Changemanagement, das funktioniert. Überzeugungsarbeit für fertige Konzepte hingegen hat etwas von Manipulation – so empfinden es zumindest die Menschen – und lehnen das Ergebnis ab.

In den Büros steckt so unglaublich viel Potenzial – das Potenzial, eine wesentlich bessere Arbeitsumgebungen für alle und gleichzeitig eine deutliche höhere Wirtschaftlichkeit für die Organisation anzubieten. Beides!

Einfach gut

Was es mit Workplace Projekten zu gewinnen gibt:

Effizienz – jeder Raum der leersteht ist ineffizient – jede Stunde, die an einem nicht tauglichen Platz gearbeitet wird auch.‘
Wirtschaftlichkeit – jeder m², den Sie nicht vorhalten, spart bares Geld.
Klimaschutz – jeder m², den Sie nicht vorhalten, spart CO2.
Produktivität & Glück – schlechte Büros sind Mobbing in Beton, gute Büros sind in Raum gegossene Wertschätzung.

Solche guten Büroarbeitswelten haben Gemeinsamkeiten:

  • Sie bieten den perfekten Halt für das mobile Arbeiten.
  • Sie schaffen eine gute Atmosphäre für Arbeit und Kommunikation.
  • Sie tragen den Bedürfnissen nach Privatheit (und Abstand) genauso Rechnung wie nach Offenheit.
  • Sie bieten eine hohe Qualität in Ausstattung und Gestaltung.
  • Sie sind bunt und vielfältig.
  • Sie sind leise.
  • Sie sind aufgeräumt.
  • Sie bieten Ordnung für Geist und Seele.
  • Sie sind niemals zu 100% voll – das würden Menschen als Engedruck empfinden.
  • Sie bieten viel subjektiv wahrgenommenen Platz.
  • Sie sind konsequent – wer nicht da ist, beansprucht keinen Raum, auch nicht der Vorstand.
  • Sie halten keinen einzigen Quadratmeter zu viel oder zu wenig vor, sie passen.
  • Sie sind – auch wenn es fast banal klingt – einfach gut.

Was wir für Sie tun können?

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Wir begleiten Sie auf dem Weg in mobile Büroarbeitswelten. Wir helfen Ihnen Flächenpotenziale zu heben und zwar mit Blick auf Ihr gesamtes Portfolio. Wir ermitteln Ihre Quoten der Arbeitsartenaufkommen und richten Ihre Arbeitsplatzmelodie konsequent daran aus. Wir lassen Ihnen Raum zur Entwicklung und zum Atmen und reduzieren doch konsequent entlang Ihrer Ziele. Und wir schaffen Klarheit und Akzeptanz für die anstehenden Veränderungen – von Anfang an – mit allen Beteiligten.

Was ist in Ihrem Unternehmen, Ihrer Organisation möglich? Wie mutig wollen Sie Ihre Büros verändern? Das Auszuarbeiten ist ein Weg vom Groben ins Feine auf dem wir Sie begleiten. Wir analysieren, wir rechnen, wir kalkulieren, wir moderieren, wir vermitteln, wir konzipieren – und wir gestalten Step für Step den Weg in Ihre neue Arbeitswelt so, dass alle gemeinsam denken und entscheiden.

Hinter jedem Workplace-Projekt stecken bei uns diese Methoden-Bausteine:

  • Erste Potenzial-Grobermittlung auf der Basis von einfach zugänglichen Informationen
  • Einstiegsworkshops mit der Belegschaft und den Führungskräften – Beteiligung und Akzeptanz
  • Activity Base Scan – Anwesenheiten & Tätigkeitsanforderungen an die Arbeitsumgebung
  • Flächenbedarfsermittlung & Vollkostenberechnung
  • Objekt und Portfolio Planung – 6-Stufen Due-Diligence
  • Raumentwurf & Projektentwicklung

Das Ganze kontinuierlich untersetzt mit einem funktionierenden Beteiligungskonzept.

Step 1: Das Projekt aufsetzen

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Was wir in diesem Schritt u.a. für Sie tun können:

  • Das TOPP+Tool inkl. Vollkostenschätzung
    Mit dem TOPP+-Tool können Sie schnell – und vorerst noch im stillen Kämmerlein – einen Knopf dran kriegen, wie groß Ihr Mobilitäts- und Ihr Wirtschaftlichkeitspotenzial tatsächlich ist.
    Wie viele Menschen können oder könnten im Home Office, wie viele mobil und wie viele ausschließlich vor Ort arbeiten – gemessen an technischen, persönlichen, organisatorischen und kommunikativen und umfeldgeprägten Faktoren?
  • Activity-Base Scan
    Was wird an Arbeitsmöglichkeiten gebraucht? Die Antwort darauf steht und fällt damit, ob Sie mengenmäßig beziffern können, wie sich Auslastung und Nutzung Ihrer Büroarbeitswelt darstellen. Wie viele Menschen müssen zur gleichen Zeit kollaborieren, kommunizieren oder sich konzentrieren? Wieviele sind im Homeoffice? Wieviele wären auch nicht da, wenn sie NICHT im Homeoffice wären? Und wieviel können definitiv nur vor Ort arbeiten (aber nur, wenn sie auch da sind)? Alle reden vom Activity Based Working – wir scannen Ihre Activity-Baseline mit einer vollumfassenden Parameterlogik.
  • Quick Check Objekt/ Standort/ Portfolio
    Wie ist der baulich-technische Zustand Ihrer Gebäude? Sind sie tauglich gemessen an den Ergebnissen des Activity Base Scan? Gibt es Sanierungsbedarf? Ein erster Quick-Check bringt Klarheit.
  • Orientierungs-Workshop & Change Management
    Sind die ersten Potenziale mit den Projektinitiatoren ermittelt, wird es höchste Zeit, direkt mit der Beteiligung zu starten. Auf Basis der „Hausaufgaben“ aus Activity-Base Scan, Quick-Check Bau & Technik und Vollkostenberechnung, treffen sich idealerweise alle Stakeholder, um sich im Spielfeld der verschiedenen Entwicklungsmöglichkeiten zu orientieren. Was geht? Was ergibt Sinn? Was eher nicht? Denn nur, wenn sich alle abgeholt fühlen – und zwar von Anfang an, also auch in der Potenzial- und Konzeptphase – wird das Projekt zu „ihrem“ Projekt.
 

Dauer Step 1: ca. 1-2 Monate

Step 2: Nutzungs- und Umsetzungsvariante ausarbeiten

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Was wir in diesem Schritt u.a. für Sie tun können:

  • 6-Stufen-Due Diligence für Objekt/ Standort/ Portfolio
    Vom Groben ins Feine geht es in der 6-Stufen-Due Diligence daran, für Ihr Objekt, Standort oder Portfolio die für Ihr Projekt wertvollen Flächen heraus zu schälen. In 6 Stufen betrachten wir für Sie:
    • Lage & Logistik
    • Investition & Kosten
    • Bau & Technik
    • Bindungen
    • Betrieb
    • Unternehmenskultur
  • Vollkostenberechnung
    Was kostet das IST? Wie hoch ist das Wirtschaftlichkeitspotenzial? Wir errechnen auf Basis eines auf der Grundlage von 20 Jahren Erfahrung validierten Modells.
  • Varianten-Modellierung & Bewertung
    Wenn die Nutzbarkeit beurteilt ist, wird konzipiert: Welche Fläche Ihres Bestandes dient der Zukunft Ihres Kerngeschäfts am besten? Wie sieht das Zielszenario aus? Wie sieht die Arbeitsorganisation der Zukunft aus? Was bedeutet das für Mensch und Organisation?
  • Nutzungs- und Raumszenarien
    Jetzt, wirklich erst jetzt, ist der Zeitpunkt gekommen für den Entwurf. Wie sollen die Räume aussehen – wie werden Sie von den Nutzern tatsächlich genutzt werden können? Egal, ob mit uns oder ohne uns – wir empfehlen Ihnen, die Grundlagen für den Raumentwurf wirklich sehr dezidiert auszuarbeiten, denn es gibt ihn: Den Fluch des zu frühen Entwurfs. Haben die Grundlagen keine Akzeptanz bei allen Beteiligten, dann fliegt Ihnen ein Entwurf nicht selten um die Ohren.
 

Dauer Step 2: ca. 2-6 Monate je nach Umfang

Step 3: Umsetzung

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Was nun getan werden muss:

  • Planung
  • Umbau und/ oder Neubau
  • Organisationsentwicklung
  • Angebot von Testflächen und -arbeitsplätzen
  • Entwicklung veränderter Arbeitsabläufe durch veränderte Nutzung
  • Vorbereitung von IT und Arbeitsutensilien
  • Entwicklung der „Goldenen Nutzungsregeln
  • Trainings und Führungskräfteentwicklung (beispielsweise zum Führen auf Distanz),
  • Kommunikation und Einbindung
  • Umzug- und Einzugsumsetzung

Dazu gehört ein vollständiger Projektplan – und mit dem halten Sie dann auch die Grundlage für die Investitionsentscheidung in Händen. Und natürlich können wir auch die Umsetzung für Sie steuern. Logisch!

Lust auf ein virtuelles Treffen, um Ihr potenzielles Projekt einmal durchzusprechen?

Dauer Step 3: individueller Zeitbedarf

Step 4: Roll-out

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Change Begleitung im Roll-out

Zu guter letzt geht es um Implementierung und Verankerung – und das wird idealerweise vom ersten Moment an mitgedacht. Von Beginn an gestalten wir mit Ihnen gemeinsam die Beteiligungsprozesse, die Umsetzungsvorbereitung in der Pilotphase und die organisationspsychologische Begleitung im Roll-out. Die neue Nutzung muss besprochen, verstanden, eingeübt und verankert werden.

Es beginnt ganz vorne – es endet NICHT mit dem Einzug.

Dauer Step 4: ca. 2-4 Monate

Ein paar Referenzen

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Was läuft mit i2fm anders?

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Es muss passen:

Den passenden Raum bereitzustellen, ist eine großartige Führungsaufgabe – und passend muss es sein zu den Bedarfen der Organisation (also Performance & Wirtschaftlichkeit) und den Bedarfen der arbeitenden Menschen (Tätigkeits-, Prozess- und Erfordernisanpassung).

Das ist eine Aufgabe, die nicht mit „Möbel gucken“, „ein bisschen Pläne malen“ und schon gar nicht „nach Bedarfen fragen“ zu erledigen ist. Es ist eine Aufgabe, für die man Führung, Arbeit und arbeitende Menschen verstehen und in räumliche Erfordernisse übersetzen muss. Und eine, für die man auch rechnen und konzipieren können muss. Und Gefühl für Raum und Arbeitsplatzsituationen haben muss. Dabei unterstützen wir Organisationen seit über 20 Jahren.

 

Es muss auch in Zukunft passen:

Wir rücken bei Workplace Projekten Nutzer und Nutzung in den Mittelpunkt und entwickeln gemeinsam mit Ihnen ein Nutzungskonzept, das zukunftsfähig ist, weil es die nötige Flexibilität für Veränderungen mitdenkt. Es passt zu den Bedarfen aller Mitarbeiter:innen und der gesamten Organisation – jetzt und in Zukunft.

 

Es muss zum Bestand passen:

Wir schälen die Flächen, die am besten zu Ihren Bedarfen passen aus dem Bestand heraus – ob es um Einzelgebäude geht, um einen Standort oder ein ganzes Portfolio.

 

Es muss nachhaltig passen:

Zukunftsfähige Büroarbeitswelten brauchen nicht mehr Fläche, denn am Ende des Tages war noch nie eine Organisation wirklich zukunftsfähig, die die Wirtschaftlichkeit nicht im Griff hatte. Nachhaltigkeit und Klimaschutz fangen mit Ressourcenvermeidung an.

Warum mit i2fm?

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Zum Einstieg:

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