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Wie Sie bekommen, was Sie brauchen und Ihre Budgets im Griff behalten

Paradox

Geht es um Geld, wird es schnell paradox. Wenn zum Beispiel die Preise gedrückt werden, steigen am Ende fast immer die Kosten. Und dann geben Sie doch mehr Geld aus, und die benötigte Leistung bekommen Sie trotzdem immer noch nicht? Oder doch? Oder – schlimmstenfalls – Sie können nicht nachvollziehen, ob Ja oder Nein. Es droht der Substanzverzehr und gespart ist nichts. Stattdessen: Nachträge, überraschende Ersatzinvestitionen und bei all dem bleibt die Qualität der Arbeitsplätze überschaubar.

Im Griff

Gut wäre die vielbeschworene Transparenz – in den Leistungen, in deren Kosten und in der Bedarfs- und Anforderungskonformität. Viele haben dieses Puzzle schon versucht. Aber wie das so ist mit einem Puzzle – es geht viel leichter, wenn auf dem Karton das Gesamtbild drauf ist. Etwas, mit dem Sie abgleichen können. Solange das fehlt, wissen Sie eigentlich nicht, was fehlt.

Auf „unserem Karton“ sind sinnvolle Preis-Leistungsverhältnisse, wohin Sie auch blicken. Komplette Leistungs- und Datentransparenz. Betriebskosten, die im Griff sind, bei auskömmlichen Preisen. Sicherheit in der Kostenplanung. Budgets, die zum anvisierten Zustand der Substanz passen. Und die Verschwendung findet ein Ende.

Die Lösung

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Diese ganzen Paradoxien lösen Sie maßgeblich mit zwei Instrumenten auf:
Nur die tatsächlich notwendigen Betriebsleistungen beschaffen – dabei hilft unsere Servicematrix.

Und die fortlaufende Verschwendung durch mangelhafte Abläufe beenden – dabei hilft unsere präventive Dienstleistungssteuerung.

Wenn es um Kostensenkung geht, sollten wir diese zwei Dinge unterscheiden:

  1. Die tatsächlichen Betriebskosten:
    Sorgen Sie dafür, dass nur die Leistungen bzw. deren Menge erbracht werden, die wirklich benötigt werden bzw., die sich Ihr Unternehmen leisten will. (PS: Nein, Putzen on demand ist damit nicht gemeint.)
  2. Die Kosten schlechter Leistungssteuerung:
    Vereinbaren und steuern Sie die Leistungserbringung so, dass nicht ständig Sonderleistungen oder Kompensation von Minderleistungen oder Zusatzkosten oder oder oder … eben die Budgetsprenger auf Sie zukommen.

Step 1: Betriebskostenoptimierung durch das Servicekonzept

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Ermitteln Sie Ihrer tatsächlichen Kosten  – Betriebskosten, Vollkosten und die Kosten unpassender Servicekonzepte.

Am Kostenbegriff scheiden sich die Geister. Immer noch. Nach so vielen Jahren. Dabei ist er eigentlich eindeutig geregelt und auch strukturell gegriffen. Eine uralte DIN hilft dabei. DIN 18960-1, Nutzungskosten im Hochbau. Hier steht alles drin (erfassen müssen Sie aber immer noch selber). Hier steht drin, dass Betriebskosten nicht alles sind, auch wenn hier sogar die Energieverbräuche (Achtung! Die der Gebäudeanlagen. Nicht die vom Kerngeschäft.) mit drin sind.

Aber auch wenn die Betriebskosten „nur“ 20% vom Kuchen darstellen. Der Kuchen ist mitunter recht groß und die Betriebskosten stehen als maßgeblich sichtbare ständig im Fokus. Also müssen wir auch hier ran. Aber das geht nicht mit Kostendruck! Eine Anlage hat nun einmal eine Grundlast, sie gehört betrieben und eine Fläche gereinigt. Wenn man hier wirklich „sparen“ will, dann geht das nicht mit dem Rasenmäher. Das geht nur mit detaillierter Serviceerfassung für wirklich jeden Serviceempfänger. Und mit einer eindeutigen Servicelevelstruktur, die nicht pauschal auf das gesamte Gebäude gelegt wird. Das ist Detailarbeit, die sich aber lohnt! Wir nutzen dafür die am Institut entwickelte Servicematrix.

Sie hat den Vorteil, dass sie Tätigkeiten strikt trennt von den Dingen, an denen sie ausgeübt werden. Damit existiert die Tätigkeit „Oberflächen reinigen“ nur ein einziges Mal in der gesamten Übersicht. Erst mit der Verschränkung zu den Objekten wird sofort und eindeutig klar, wo das passiert. Und an den Schnittstellen wird über den entsprechenden Servicelevel festgelegt, wie häufig und mit welcher Intensität und Ausprägung. So lässt sich auf einen Blick der Gesamtaufwand bspw. für wartende Tätigkeiten überblicken (Spaltensumme) oder auch der Gesamtaufwand für eine Anlage (Zeilensumme). Dabei nutzen wir eine einzigartige Servicestruktur auf 3 Gliederungsebenen, die den gängigen Servicelisten in Eindeutig- und Vollständigkeit weit überlegen ist. Und bzgl. der Datenstruktur der Gebäude und Anlagen kopieren wir nicht einfach die DIN 276 und 277. Diese ist zwar ist als Grundlage natürlich gut geeignet, aber nicht 1zu1. Denn die Betriebsaspekte kommen bei ihr zu kurz. Betreibende „zerlegen“ ein Gebäude immer etwas anders, denn es ist nicht nur wichtig, welche Bodenbeläge Sie in welcher Menge haben, sondern auch wo sie sich befinden, wer sie nutzt und welche differenzierte Ausprägung deren Reinigung durch unterschiedliche Nutzungsintensität bei ein und demselben Servicelevel des Gebäudes haben kann. Das kann unsere Servicematrix.
Und wenn damit das Gebäude und dessen Services vollständig klar ist, dann ist es auch nicht mehr weit zur sogenannten Should-Cost-Analyse. Diese sollten Sie (oder wir) machen. Nicht Ihr Dienstleister. Sonst wird wieder der Bock zum Gärtner. Und das ist gar nicht so schwer, denn die kostentreibenden Faktoren für Dienstleistung sind doch bekannt. Muss man nur machen. Und wollen.

Dann – und eigentlich nur dann – sind Sie wirklich kostentransparent. Und gut aufgestellt, wenn Ihr Einkauf oder Ihr Dienstleister Ihnen sagen wollen, was wieviel zu kosten hat. Dann – und eigentlich nur dann – können Sie JEDES Budget mitgehen. Denn dann sehen Sie, an welchen Schrauben Sie drehen können, ohne die Gebäudenutzung zu gefährden oder ohne dass der Nutzer zuviel davon mitbekommt. Oder eben auch nicht. Sie sind am Hebel!

Jetzt – und erst jetzt – sollten Sie Ihren Dienstleister kalkulieren lassen. Und bedenken Sie dabei: Kalkulationen am Facility Services Markt sind nach wie vor Wildwuchs. Nicht wenige Dienstleister berichten, dass sie für jede neue Ausschreibung immer wieder neue Kalkulationstabellen erstellen. Vergleichbarkeit bleibt da eine Utopie. Abhilfe schafft die Vorgabe ¬seitens des Auftraggebers auf Basis von Kalkulationstabellen nach dem 4-Quadranten-Modell. Preis-/Leistungsverhältnis: automatisch gegeben. Vergleichbarkeit: praktisch eingebaut. Zeitaufwand für die Beurteilung: dramatisch reduziert.

 

Was wir in diesem Schritt u.a. für Sie tun können:

  • Vollkostenanalyse
  • Betriebskostenanalyse
  • Servicelevelkonzeption
  • Kostensenkungskonzept
  • Kalkulationsvorlagen nach 4-Quadranten
 

Step 2: Betriebskosten optimieren durch Dienstleistungssteuerung ¬

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Sorgen Sie dafür, dass Leistung wie vereinbart ankommt.

Damit Leistung wie vereinbart kommt, gibt es nur eins: Präventive Dienstleistungssteuerung. Ohne Sie am Ruder, kann Ihr Dienstleister gar nicht performen.

Also ordnen Sie zuerst die Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Tätigkeiten in Ihrer Organisation. Dann bauen Sie Prozesse und Workflows auf. Dafür können Sie auf unsere jahrzehntelange Erfahrung zurückgreifen. Wir entwickeln von der Prozesslandkarte durchgängig bis zur Mitarbeitervereinbarung, sodass von vorne bis hinten alles zusammenpasst. Dazu gehört u.a. auch der Aufbau eines Helpdesks, der als Leistungsabruf wirklich funktioniert.

Und dann befähigen Sie die operativen Dienstleistungssteuerer in Ihrem Hause, diese Funktion auch wirklich wahrzunehmen. Dienstleistungssteuerung trainieren heißt Anwendungstraining der Tools und Erläuterung der neuen Prozesse. Aber es heißt vor allem auch das sichere Beherrschen von zu empfangenden Werksleistungen und das Durchdringen der dahinter liegenden Verfahren. Wer das Prinzip einmal richtig verstanden hat, kann es auch unter allen möglichen (und unmöglichen!) Umständen umsetzen.

Und natürlich können Sie unseren Werkzeugkasten nutzen – das heißt alle Steuerungstools von der Arbeitsvorbereitung durch den Dienstleister, der Freigabe durch den Auftraggeber über das Performance Sicherstellungs-Tool bis hin zum schärfsten Schwert, der Abnahme.

Damit vermeiden Sie Verschwendung gezielt und dauerhaft – die zweite Art, für Betriebskostenoptimierung zu sorgen.

 

Was wir in diesem Schritt u.a. für Sie tun können:

  • Workflows & Verantwortungszuordnung Betrieb entwickeln
  • Prozesslandkarte Betrieb entwickeln
  • Steuerungstools
  • Steuerungstrainings
 

Step 3: Onboarding des Dienstleisters

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Holen Sie Ihren Dienstleister mit ins Boot.

Dass der Dienstleister Veränderungen im Servicevolumen und dem Bestreben nach präventiver Dienstleistungssteuerung reserviert gegenüber steht, ist erst einmal verständlich. Aber erstens profitieren von guter Zusammenarbeit alle Seiten, weil Zeit, Geld und Nerven – auch bei Ihrem DL – geschont werden. Und zweitens stellt sich die Frage nach dem Timing: Stehen Sie gerade vor einer Ausschreibung? Dann heißt es für Ihren Dienstleister sowieso bald Ende der Vertragslaufzeit. Und zur Ausschreibung gibt es durchaus clevere Vergabealternativen, die compliant sind und ebenfalls Geld und Nerven schonen. Oder ist der Budgetdruck so enorm? Auch dann führt kein Weg an einer Justierung vorbei.

Die Erfahrungen in unseren Onboarding-Workshops sind durch die Bank positiv.

Dazu empfiehlt sich natürlich ein neuer Vertrag ohne Steuerungslücken, mit klaren Regelungen auf die sich beide Seiten verlassen können.

 

Was wir in diesem Schritt u.a. für Sie tun können:

  • Workshop Dienstleister an Bord holen für Präventive Dienstleistungssteuerung
  • Neuen Vertrag ohne Steuerungslücken aufsetzen
  • Re-Implementierung steuern inkl. Training

Step 4: Monitoring, KPIs, Audit

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Messen Sie den Erfolg.

Eine ständig aktuelle Übersicht über den Stand der Leistungs-Performance des Dienstleisters und damit über den Betrieb der Objekte. Das wäre doch was, oder? Dafür braucht es nur die richtigen KPIs und die entsprechenden Dashboards, die diese KPIs in Verbindung und zur Auswertung bringen. Nichts mehr, aber auch nichts weniger.

Das neue i²fm-Steuerungsmodell steht und fällt mit der nachweislichen Erbringung aller Auftraggeber-seitigen Steuerungsleistungen. Und diese fallen der Organisation immer dann am leichtesten, wenn die Kompetenz der Steuerer stimmt und alle Prozesse eingehalten werden. Dies lässt sich natürlich auch auditieren.

 

Was wir in diesem Schritt u.a. für Sie tun können:

  • KPI-System
  • Monitoring
  • Audit Steuerungsfähigkeit
 

Step 5: Finally, have fun

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YouTube

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Den Einstieg finden & ein paar Referenzen

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Werden am Ende die Budgets immer irgendwie eingehalten, aber Sie haben da ein ganz mieses Bauchgefühl? Oder werden die Budgets überzogen? Oder haben Sie zwar schon den systemischen Nachweis, dass Budget und Leistung nicht zusammenpassen, aber noch keine Hebel, um an der Situation nachhaltig etwas zu verbessern?

Für den Anfang empfiehlt sich natürlich immer zuerst die Standortbestimmung. In der i²fm-Betriebs-Due-Diligence werden folgende 6 Bereiche untersucht:

  • Verantwortungszuordnung und Transparenz: wieviel Compliance Sie gewinnen werden
  • Vereinbarungen: Wieviel Steuerungslücken drin sind und wieviel mehr Sicherstellung erreichbar ist
  • Services: Welche und wieviel Services wirklich benötigt werden und wo die Lücken sind
  • Verschwendung: Wieviel Entgelt in Zukunft auch wirklich mit Leistung hinterlegt werden kann
  • Compliance: Welche Dokumente Sie wirklich benötigen und welche Sie davon bisher haben
  • Prozesse: Welche da sind und welche noch dazukommen sollten um Aufwand zu verringern

Ob ganz oder in Teilen – die i²fm-Betriebs-Due-Diligence legen wir Ihnen ans Herz.

Einen einfachen Einstieg in das Thema bieten natürlich unsere DLS Seminare.

 

Und schließlich: Schauen Sie doch mal, was andere bereits gemacht haben.

 

Was läuft mit i2fm anders?

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  • Wir beenden die leeren Qualitätsdebatten durch zählbare Quantität – denn Qualität in der Dienstleistung entsteht (fast) ausschließlich durch eines: Hände x Zeit plus Material, Teile und Werkzeug! Alles zählbar.
  • Wir sorgen dafür, dass Auftraggeber präzise wissen, was kalkuliert und geplant wurde.
  • Unsere Leistungsverzeichnisse haben eine funktionierende Struktur, die eindeutig, vollständig und überschneidungsfrei ist – Copy Paste kriegen Sie woanders.
  • Wir arbeiten mit dem 4-Quadrantenmodell statt mit Einheitspreisen.
  • Dienstleistung hat so gut wie keinen Skaleneffekt. Sichtbare Präzision statt blinde Preisdrückerei.
  • Wir arbeiten mit dem Vollkostenansatz, statt mit der Kapitalkostenverweigerung.
  • Bei uns sagt die Ergebnisorientierung Ja zur Verfahrensorientierung – und in dieser Verheiratung wird die Wurzel allen Übels mit Stumpf und Stiel ausgerissen.

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