Die ehrenamtliche Arbeit des i²fm im VDI

Der Fachbereich FM des VDI e.V. arbeitet gerade an einer ganzen Reihe von neuen Richtlinien für das Management. Dabei geht es weniger um einen Stand der Technik im Ingenieurssinn – schließlich steht VDI für Verein Deutscher Ingenieure. Sondern viel mehr darum, das grundlegende FM-Referenzmodell mit Regelwerken zu unterfüttern, um handelnden Facility Manager Legitimation zur Anwendung zu liefern und das Leben zu erleichtern. Und zwar im folgenden Sinne:

Bereitstellung: Regelwerke, die helfen, der Ressourcenschonung und den ökonomischen Erfordernissen eines Unternehmens besser Rechnung tragen zu können, als im bisherigen Status quo.

Betrieb: Regelwerke, die helfen, Flächen, Objekte, Anlagen und Bauteile aus der reinen Errichterperspektive endlich in die Betriebs- und Nutzungsperspektive zu rücken.

Organisation: Regelwerke, die helfen, Aufbau-, Ablauf- und Schnittstellenorganisation endlich mit Standards zu unterfüttern, die sich in der Praxis längst herauskristallisiert haben.

i²fm engagiert sich ehrenamtlichen an dieser Arbeit, so ist Holger Knuf, Institutsleiter des i²fm, Vorsitzender des FM-Fachbereichs im VDI. Die Arbeit des vielköpfigen VDI FM-Fachbereichs möchten wir an dieser Stelle sukzessive vorstellen, beginnend mit dem Corporate Asset Katalog.

Was ist der Corporate Asset Katalog?

Der Corporate Asset Katalog wird eine Logik zur vollständigen Kategorisierung aller Liegenschaften, Objekte und Nutzungsbereiche eines Standortes liefern, die NICHT zur Kerngeschäfts-Infrastruktur gezählt werden. Ausgangspunkt dieser „Sortierlogik“ ist dabei der jeweilige Supportprozess und eben nicht das Gebäude. Die Richtlinie ist durch den VDI-Arbeitskreis in Vorbereitung und die Arbeit daran schon weitgediehen. Das heißt aber nicht, dass der Kreis der Mitwirkenden bereits geschlossen wäre – im Gegenteil: Wer Lust hat, mitzudenken und mitzumachen ist jederzeit hochwillkommen. Den Arbeitskreis leitet Boris Heidicker, der ein breites Erfahrungsspektrum im Asset- und Portfolio Management im Chemie & Pharma-Umfeld mitbringt. Den Kontakt stellen wir vom i²fm gerne her.

Welchen Nutzen hat der Corporate Asset Katalog?

Mit dem Katalog können Liegenschaften und Objekte in ihre Nutzungsbereiche gegliedert werden. Die Nutzung der Flächen definiert den eigentlichen Wert, den Nutzwert, für ein Corporate-Unternehmen.

So lässt sich mit einer nach Nutzungsbereichen gegliederten Objektsicht  z.B. aufzeigen, wie viel Lagerflächen tatsächlich an einem Standort vorhanden sind oder ob Flächen zum Lagern verwendet werden, die dafür nicht vorgesehen sind. Denn ein anteilig als Lager genutztes Objekt ist nicht unbedingt als Lager definiert, sondern vielleicht als Büro, Garage oder Werkstatt. Eine „Fehlnutzung“ einer – um im Beispiel zu bleiben – Garage zum Lagern von Dingen, wird ohne entsprechende Methode in den Systemen von Corporates nicht sichtbar, das Objekt gilt als ausgelastet, obwohl man besseres damit anstellen könnte oder nicht auffällt, dass ein Objekt sogar überhaupt nicht mehr von Nutzen ist. „Fehlnutzungen“ wie diese weisen oft auf sich verändernde Bedarfe hin, denen man anders besser Rechnung tragen könnte, würde man sie nur sehen können.

Zudem können Nutzungsbereiche gebäudeübergreifend betrachtet werden. Das bietet den Vorteil, Kapazitäten besser zu erfassen und eine effektivere Nutzung von Standorten zu planen.

Außerdem ist es dadurch möglich, die Vollkosten von Supportprozessen wie „Lagern“, „Büroarbeit-Beheimaten“ oder „Standort-Sichern“ zu erfassen. Dies war mit dem bisherigen reinen Objektbezug nicht möglich. Und auch wenn es nach Manager-Kalenderweisheit klingt, bleibt wahr: „You cannot manage what you cannot measure.“

Diese Herangehensweise unterscheidet sich auch von der Einteilung nach HOAI oder auch DIN 276, die ein entstehendes Objekt in Kostengruppen sortiert. Deren Fokus liegt auf Errichten, nicht auf Betreiben.

Worin bestehen die Grenzen der DIN 276?

Die Grenzen der DIN 276 liegen in der fehlenden Sichtbarmachung von Nutzungs- und damit Betriebs- bzw. Bewirtschaftungsbereichen. Aus FM-Sicht ist aber letzteres der Ausgangspunkt eines jeden Handelns. Für den Betrieb vereinfacht das vieles. Allein die Datenerfassung und Datenvorhaltung von Objekten und Anlagen aus Errichterperspektive ist auf der einen Seite viel zu detailreich und auf der anderen Seite unvollständig. Das macht den Betrieb überkomplex und ungenau. Bei der Ausschreibung rächt es sich dann beispielsweise, wenn viel zu viele Details erhoben werden müssen, die für Wartung, Inspektion, Instandhaltung oder sonst welche Services gar nicht relevant sind. Und auf der anderen Seite die Pflichtprüfungen für Gebäudeausstattungen „durchs Raster“ fallen.

Wie viel Wert hat das Corporate Asset? Ein Fallbeispiel.

Nehmen wir an, auf einem Industriestandort stünde ein baufälliges Verwaltungsgebäude. Unter immobilienwirtschaftlichen Gesichtspunkten hat das Gebäude kaum noch einen Wert, im Grunde genommen gehört es abgerissen.

Aber links neben dem Werksgelände – wie gesagt, nur ein Beispiel – liegt ein Wohngebiet. Das alte Verwaltungsgebäude hat einen hohen Nutzen beim Schallschutz für das Unternehmen. Solche Nutzwert-Kategorien liefert weder eine DIN 276 (das ist auch nicht ihre Aufgabe), noch ein immobilienwirtschaftlicher Ansatz der Wertermittlung. Oder dasselbe baufällig Bürogebäude beinhaltet einen Lagerbereich, der aber aufgrund von Lage und Nutzungsspezifikation direkt in eine hochwirtschaftliche Produktionslinie eingebettet ist. Das ergibt einen extrem hohen Nutzwert bei gleichzeitig sehr niedrigem Immobilienwert.

Selbst bei einem kleinen Industriestandort können wir voraussetzen, dass das Unternehmen so groß ist, dass es arbeitsteilig funktioniert. Es gibt Abteilungen für Einkauf, für FM, für Marketing, für Produktion, für Vertrieb und so weiter. Im Wesen solcher arbeitsteiliger Organisationen liegt es, dass die einzelnen Abteilungen oder Funktionen miteinander die gegensätzlichen Interessen miteinander aushandeln, um das böse Wort Streit zu vermeiden. Da sind die Kerngeschäftsbereiche oft Weltmeister im Wünschen von Flächen, Ressourcen und so weiter. Der Einkauf wird an Savings gemessen. Das FM soll die Betriebskosten senken. Und die Geschäftsführung versucht das große Ganze in Balance zu halten.

Mit dem Denken in Nutzungsbereichen wird es deutlich leichter, diese Balance zu unterstützen. Denn der Nutzen für das Kerngeschäft steht ganz oben in der Einordnungslogik des Corporate Asset Katalogs und macht die Einordnung von Supportkosten aus Corporate-Sicht überhaupt erst möglich. So wird steuerbar, was man sich leisten will, und wo bisher Belastungen für das Kerngeschäft gänzlich intransparent geblieben sind – zur Last aller Beteiligten.

 

Wann ist mit der Veröffentlichung des Corporate Asset Katalogs zu rechnen?

Derzeit müssen noch ein paar offene Fragen diskutiert werden. Realistisch ist, dass im Herbst ein Richtlinienausschuss einberufen werden kann.

 

Leiter des Arbeitskreises:

Boris Heidicker, BREDEHORST Clinic Medical Management GmbH