Es ist das eine, große, ewige Hamsterrad im FM: Ausschreiben, Ausschreiben, Ausschreiben. All die Serviceleistungen im Betrieb werden zu großen Teilen extern beschafft. Infrastrukturelle gerne aus einer Hand gleich über mehrere Standorte hinweg, bei den technischen überwiegt immer noch die Einzelvergabe. Und dann läuft es – auch in Zeiten von KI – immer noch so: der begleitende Berater zählt alle Brandschutzklappen, dann zählt der Auftraggeber nochmal nach und in der Start-up Phase zählt der Dienstleister auch – alle drei Parteien kommen zu unterschiedlichen Ergebnissen. Und dieses Spiel wiederholt sich alle paar Jahre, nach Turnus oder wenn die Einkaufsabteilung drängt.

Ein leidiges Spiel, das in der Konzeptionsphase beginnt: Hier steht auf dem Plan Daten zu aktualisieren, Services zu konzipieren, Steuerungskonzepte und Kostenziele festzulegen. Soweit, so Lehrbuch. Nur wird all das in der Praxis oft gestrichen. Die Konzeption braucht Kompetenz, Fähigkeiten, Verfahrenssicherheit und Zeit, also Geld. Und das sowohl für externe Kräfte wie auch für eigene. Unter Kostendruck nimmt man dann stattdessen „halt das LV vom letzten Mal“ – nur dass da leider die Konzeption auch schon fehlte.

Preiswettbewerb: Ausgeschrieben werden Leistungsverzeichnisse, hinterlegt sowohl mit mehr oder minder korrekten Mengen- und Massengerüsten als auch – im Idealfall – mit Zustandsbeschreibungen. Damit kann der Dienstleister nun kalkulieren, welchen Aufwand er betreiben muss – und was das kosten wird – um Flächen und Anlagen nach Beschreibung zu betreiben bzw. zu bewirtschaften. Eine Ausschreibung zu gewinnen hängt nur leider nicht von der besten Kalkulationsperformance ab. In aller Regel werden Ergebnisse beschrieben. Einheitspreiskataloge oder Funktionalbeschreibung sind in Mode und sorgen dafür, dass letztlich der finale Preis einen hohen Entscheidungsanteil bekommt. Egal, wie er erreicht wird, denn das Ergebnis ist ja vermeintlich ausreichend beschrieben.
Mit der Folge, dass der vergebene Preis (und der damit maximal leistbare Aufwand durch den Dienstleister) oft erst in der Implementierungsphase das erste Mal auf die tatsächlichen Erfordernisse trifft.
Während also unter dem Vertrag gerade die Tinte trocknet startet der Dienstleister mit einem „Rucksack“ voller notwendiger Kürzungen.

Der Ausstieg aus diesem Hamsterrad:
Verträge fit machen, statt immer wieder neu-ausschreiben.
Wie das geht und, was das ganz konkret nutzt, erfahren Sie in diesem Webinar.