Im FM sind wir alle oft wahre Meister in der Prozessentwicklung. Auch wenn Prozessentwicklung an sich vielleicht so beliebt ist wie eine Wurzelbehandlung: neuer Kunde heißt fast immer auch neuer Maximal-Pragmatismus, mit dem Prozesse an die Anforderungen des Auftraggebers angepasst werden. „Der Kunde will es!“ Dieser Schlachtruf rechtfertigt oft verbogene und lückenhafte Prozesse.

Trotzdem wird natürlich eine gute, digitale Zusammenarbeit angestrebt, möglichst effizient und im Idealfall günstiger als bisher, ist doch schließlich alles so schön digital.

Wer systemübergreifend gut zusammenarbeiten will, braucht Datengrundlage, geregelte Datenhoheit, vernünftige Schnittstellen und natürlich einen soliden Basisprozess. Denn bevor Daten sinnvoll fließen, müssen beide Seiten denselben Prozess durchlaufen – vollständig, nicht in Resten.

Hier kommt der Vorschlag für solch einen konkreten Ablauf zwischen Auftraggeber und Dienstleister, also dem Facility Services Management (FSM) auf der Dienstleisterseite und der Dienstleistungssteuerung (DLS) beim Auftraggeber. Das Ablaufschema für die Regelleistung beschreibt die Zusammenarbeit von DLS und FSM als durchgängige Kette – von der Leistungskonzeption über Abruf, Disposition und Ausführung bis zu Kontrolle, Abnahme und Verbesserung.

Im Webinar gehen wir den Prozess Element für Element durch und ordnen jeden Schritt entlang von sechs Fragen ein:

• Qualitätsmanagement – wie wirkt der Schritt auf die Erzeugung von Dienstleistungsqualität?
• Leistungstransparenz – wo wird ein steuerbares SOLL definiert?
• Effizienz für den Dienstleister – wo spart der AN am Ende Aufwand ohne Einbußen bei der Qualität?
• Steuerungswirkung für den Auftraggeber – welchen Hebel gibt jeder Schritt dem AG in die Hand?
• Zugeständnisse – Datentransparenz und Auftraggeberkompetenz beim AG, vorgegebene Kalkulationsstrukturen und Leistungstransparenz beim AN – wer muss welche Zugeständnisse machen, um sich aufeinander zu zu bewegen?
• Mindestanforderung an Daten und Dokumente – welche Daten, Informationen und Dokumente fließen hin und her, damit jeder Schritt trägt?

Am Ende steht kein Idealbild, sondern ein belastbarer Minimalprozess – das, was AG und AN gemeinsam nicht weglassen sollten, der ehrliche Preis, den beide dafür zahlen, und der klare Nutzen, den beide gewinnen.