Recap Betreiber­verant­wortung – Organisation & Daten

In einem Wort: Noch!

Noch. Dieses Wort beschreibt bestens das Thema Betreiberverantwortung. Einerseits haben alle, die jetzt an „Immer-NOCH-nicht“ denken Recht. Die Beurteilung, dass im FM seit 20 Jahren Betreiberverantwortung nicht vollumfänglich gut geregelt ist, ist nicht von der Hand zu weisen. Wir stimmen lieber in ein „NOCH-nicht-ganz“ ein – schließlich haben wir vielfach kein Erkenntnisproblem, sondern ein Umsetzungsproblem.

DATEN & PROZESSE
Alle haben ein CAFM, aber haben auch alle Datenvollständigkeit und -transparenz? Da bleibt noch ein Fragezeichen am Ende des Satzes. Hier kommt es auf die Führungskräfte an. Implementierungsteams laufen Gefahr auf dem Wege des Projektes aus den Augen zu verlieren, worum es eigentlich geht. Dann wird zwar Software implementiert, aber weder Prozesse entwickelt noch die Ziele so gesteckt, dass alles in ein Informations- und Datenmodell mündet.

ORGANISATION
Alle haben eine FM-Abteilung, externe Dienstleister, Chefs, Controller, Werkleiter. Aber haben auch alle geklärte Zuständigkeiten, geklärte Delegationskaskaden, zielführende Budgetverantwortung und eine passende Personalbemessung für die Steuerung auf der Auftraggeberseite? Oder reden wir immer noch von organisierter Verantwortungslosigkeit – aus Unwissenheit, sogar zuweilen Unwillen? Denn für Unternehmen ist es verlockend die Budgetvorgaben dort hin zu legen, wo die Verantwortung gerade NICHT sitzt. Sonst müsste man ja, immerzu alles auf Vordermann halten – mit Geld. Und das Atmen über die Infrastruktur ist so verlockend.

Was wir von den Praxis-Experten des Tages mitgenommen haben:

• Jedes Momentum nutzen, um die Verantwortung besser zu regeln – solches Momentum erzeugen Ausschreibungen, Vertragsertüchtigungen, ESG-Regularien und neue Reportinganforderungen, Umnutzungen, also bitte nicht auf einen Vorfall warten.
• Praxistipp Personalbemessung – die öffentlich zugänglichen Handreichungen bemessen Techniker und Servicepersonal. Dem Auftraggeber, der seine Steuerung und sein Objektmanagement aufstellen muss, hilft das wenig. Tipp: Die hier vorgestellten Personalbemessungen für das Corporate FM mit Mitarbeiter-Befragungen bspw. zur Arbeitsbelastung kontrastieren.
• Finger weg von der Gewerkeorientierung. Mit der Objektorientierung fahren Corporates besser – in Sachen Zuständigkeitsklärung und beim Skalieren.
• Langen Atem beweisen! Die komplette Datenaufnahme auf einen Schlag ist nicht möglich? Dann hilft ein Datenmodell, in das sukzessive Information eingerollt werden kann – und dann siehe dazu Punkt 1 „Momentum nutzen!“.
• CAFM als Chance der Prozess- und Organisationsentwicklung begreifen – mit dem CAFM kauft man nicht bloß eine Software zum Selbstzweck und niemand klopft einem auf die Schulter, weil man endlich ein funktionierendes Ticketsystem hat. Stakeholder-Analyse heißt das Zauberwort.
• Und last but not least: Standards einfordern von Verbänden und Richtlinien-Institutionen. Datenstandards, Prozessstandards, sogar Organisationsstandards.

9:00 Uhr

Beginn Check-in & Eintreffen der Gäste

Intro & thematischer Einstieg

9:30 Uhr

Begrüßung

09:40 Uhr

Panel – Druckpunkte & Lösungen

Betreiberverantwortung erlebt eine regelrechte Renaissance – gebaute Umwelt steht aller Orten unter Druck. Wirtschaftsflaute, Zinsentwicklung, Zölle, Baukostenentwicklung, Personalabbau, Konsolidierungsdruck – die Liste von Gründen für Zurückhaltung beim „Geld in die Hand nehmen“ ist lang.
Hinzu kommt: Personal wird weniger, Vorschriften werden mehr und die Gebäude werden technisch anspruchsvoller.
Aber die Lage ist nicht hoffnungslos – es muss nur endlich Licht in folgende drei Dunkelfelder gebracht werden:

• Organisation: Lückenlosigkeit herstellen mit tragfähiger Personalbemessung trotz Druck auf dem Personalschlüssel
• Daten: Exakt die richtigen Informationen erheben und vorhalten, um wirklich compliant zu sein
• Prozesse: endlich Bereitstellungs- und Betriebsstandards herbeiführen und über die entsprechende Aufgabenzuordnung echtes QM zu erreichen

Die lückenlose FM Organisation

10:30 Uhr

FM-Referenzmodell für Aufbau- und Ablauforganisation und die Vermeidung von Organisationsverschulden

10:40 Uhr

Organisationsentwicklung – von der Theorie zur operativen Umsetzung

Anwendung des Rollen & Funktionsmodells als Baukasten für eine neue Organisationsstruktur

11:05 Uhr

Problem Gewerkeorientierung: Hoher Abstimmungsaufwand, Zuständigkeits-Ping-Pong und funktionale Inseln.

Das Praxisbeispiel zeigt den Entwicklungsweg von der Gewerkeorientierung zur Objektorientierung

11:30 Uhr

Kaffeepause

12:00 Uhr

Praxisbericht Auditierung

Würde ein Standard Organisations-Audit nach GEFMA 190 eigentlich helfen?

Personalbemessung auf Auftraggeberseite

12:30 Uhr

FM-Referenzmodell für den Betrieb zur belastbaren Personalbemessung auf Auftraggeberseite

Die Funktionen Dienstleistungssteuerung, Objektmanagement & FSM mit ihren Prozessen, Positionsbeschreibungen, Aufgabenlisten

12:40 Uhr

Personalbemessung: Zu viele, zu wenige, mit den richtigen Aufgaben betraut? Wie man mit den Ergebnissen einer Personalbemessung umgeht.

13:00 Uhr

Wissenshäppchen

Mittagsimbiss an Info-Spots – Themenwände voller fachlichem Know-how
Jeder Info-Spot wird von Experten und Expertinnen begleitet.

 Datenstruktur & Datentiefe

14:00 Uhr

FM-Referenzmodell für Datenmodell, Datenkataloge und das richtige Software-Set up

14:10 Uhr

Wenn nicht alles auf einmal geht:
Mit langem Atem Objekte in eine Informationsstruktur einrollen

Jede Menge Objekte, bei denen nicht klar ist, was überhaupt da ist? Die Dokumentation fehlt auch? Und Stellen, um alles auf einen Schlag aufzunehmen, sind nicht drin? Dann ist langer Atem gefragt – und eine passende Datenstruktur, in die bei jeder sich bietenden Gelegenheit Objekte eingerollt werden können.

14:40 Uhr

Mit SAP gelöst – Betriebsperformance & Betreiberverantwortung

Welche Daten muss ich haben und pflegen, damit Betreiberverantwortung gewährleistet ist?
Und was sagen mir diese Daten über die Leistungsfähigkeit des Betriebs generell?
Ein Fahrplan mit Intelligenz für die Tiefe der Erfassung.

15:10 Uhr

Die Grenzen der DIN 276 – und wie man sie überwindet

Erfassung und erste Auswertung einer neuen Datenstruktur, die sich erstmals nicht 1-zu-1 an der DIN 276 orientiert, dafür die notwendigen Betriebsinformationen fokussiert (Grenzen der DIN 276)

15:30 Uhr

Kaffeepause

16:00 Uhr

Panel – Neue Kategorien braucht das Land … oder: das Ruder mit Software herum drehen

Wir stellen einen neuen Kategorienbaum für CAFM- oder IWMS-Systeme zur Diskussion, und spielen ihn anhand von Praxisproblemen durch.

1. Wie feststellen, ob man zuviel oder zuwenig Fläche/ Objekt/ Equipment bereitstellt?
2. Marode Halle mit höchster Kerngeschäftsrelevanz – gibt es das und was ist zu tun?
3. Zählen für die Ausschreibung: Wenn das 2 km-lange Hochregallager nur als 1 Stück auftaucht?

16:45 Uhr

Impulse zum Mitnehmen

1. Referenzmodell gut und schön – nutzt das in der Praxis?
2. These: Betreiberverantwortung ist kein Zusatzaufwand. Wer seinen Betrieb im Griff hat, ist quasi-automatisch compliant. Wie lässt sich der Steuerungsaufwand bemessen? Stichwort KPI
3. Sollte die Zertifizierung der Facility Services Managers in der nächsten Ausschreibung abgefordert werden?

17:15 Uhr

Fazit, Ausblick, Zusammenfassung des Tages

17:30 Uhr

Ende des fachlichen Programms

Anschließend gemeinsamer abendlicher Ausklang in Oberhausen schönster Jazz-Kneipe

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