Praxisforum BETREIBERVERANTWORTUNG
Prozesse · Organisation · Daten
Regeln und Gesetze zu kennen ist die eine Seite der Medaille, Betreiberverantwortung im eigenen Unternehmen ordentlich zu organisieren, das ist die andere. Und das gelingt, wenn Prozesse, Organisation und Daten zusammenspielen. Deshalb: Praxisforum Betreiberverantwortung.
Kein Frontalprogramm, sondern ein Arbeitstreffen für alle, die es ernst meinen. Zündende Impulse aus der Praxis – vom mutigen Objektleiter über die neue VDI-Serviceliste bis zum Weg zu sauberen Stammdaten – bringen die zentralen Baustellen auf den Punkt. Anschließend entwickeln Sie selbst gemeinsam mit den Fachleuten in sechs parallelen Workshops konkrete Maßnahmen- und Stufenpläne: von KI-gestützter Wartung über Cybersicherheit im Gebäudebetrieb bis zur belastbaren Dokumentation.
Beim Gallery Walk setzen Sie Ihre Prioritäten – buchstäblich. Und den Tag lassen wir dort ausklingen, wo es auf Präzision und Nerven ankommt: auf der Kartbahn.
Mitwirkende u.a.
Michael Aechtler
Gründer
Gamechangerz
Denise Lutz
Arbeitskreisleiterin Serviceliste
VDI Fachbereich FM
Jochen Görke
Senior Consultant Facility Management
SOCOTEC Building Solutions
Oliver Arnemann
Leiter Digitalisierung und Prozessmanagement
engie Deutschland
Holger Knuf
Institutsleiter
i²fm
u.v.a.m.
Der Ablauf
Teil 1 | Zündende Ideen aus der Praxis
10:00 Uhr
Begrüßung & Zielbild Betreiberverantwortung
Wäre es nicht spitze, Betrieb so zu organisieren, dass alles compliant ist und revisionsfest, aber vor allem sicher, wenn es drauf ankommt? Wovon brauchen wir dafür einfach mehr?
- Technisch: Systeme, Entwicklung, Daten …
- Organisatorisch: Geld, Kompetenz, Kapazitäten, Betriebsverständnis …
- „Menschlich“: Mut, Rückgrat, Rückhalt, Führungspower …
Katja Müller-Westing
Geschäftsfeldleiterin
i²fm
10:30 Uhr
Mut zur Entscheidung
Wie ein mutiger Objektleiter einmal abschaltete und so Schlimmeres verhinderte, obwohl alle – auch seine Chefs – sagten, „Mach’s nicht“. Und wie sein Chef sich danach hinter ihn gestellt hat!
10:45 Uhr
Praxisbeispiel: DLS als Querschnittsfunktion
- Die Pflicht, Gefahrlosigkeit nachzuweisen, bleibt immer beim Eigentümer – egal ob Brandschutzklappe, Elektroprüfung oder Aufzug. Klassisch vertikal organisierte Dienstleistungssteuerung zerlegt genau diese eine Verantwortung in Silos — und dazwischen fallen Pflichten durch.
- Die Antwort: DLS als Querschnittsfunktion, die horizontal über alle Services hinweg konsistente, nachweisbare Betreiberpflichten sichert.
- Empfehlenswert: Matrix-Modell aus operativer Steuerung und übergeordneter Governance-Ebene.
- Gemeinsame Datenbasis: Anlagen, Pflichten und Nachweise in einer Struktur statt in Insellisten.
- Hier das Praxisbeispiel der BImA
11:10 Uhr
Betreiberverantwortung beginnt mit vollständig abgebildetem Betrieb!
Die VDI Serviceliste ist fertig. Der Nutzen: Klare Servicekonzepte, Eindeutigkeit, Transparenz. Der Weg zu mehr Gestaltungsspielräumen im Betrieb steht damit offen. Denn die betriebswirtschaftliche Realität ist, dass man nun einmal nicht mehr ausgeben kann, als man hat. Nur wer weiß, was er wirklich braucht, und wer ungewollte Kostentreiber in den Services findet, der kann Betrieb gestalten. Die Serviceliste ist dafür das Fundament.
Denise Lutz
Arbeitskreisleiterin Serviceliste
VDI Fachbereich FM
11:30 Uhr
Kaffeepause & Brotzeit
12:00 Uhr
Mehr Effizienz durch Digitalisierung
Vorschlag für einen gemeinsamen Prozess zwischen AG und AN
Ohne saubere Prozesse, keine Digitalisierung. In der Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern gibt es dafür so einige Hürden.
Historisch gewachsene Vielfalt, fehlende Standards, kein für alle akzeptierbarer Prozess vorhanden … und über Datenhoheitsthemen und Schnittstellen, an denen Datenexport von per Excel läuft, haben wir da noch nicht einmal gesprochen.
Hier kommt ein Vorschlag für einen gemeinsamen Prozess als Basisstandard und die Mindestanforderungen an die Daten und Dokumente aus dem gefma Arbeitskreis Digitalisierung.
Oliver Arnemann
Leiter Digitalisierung und Prozessmanagement
engie Deutschland
12:15 Uhr
Bessere Prozesse – für Mensch oder Maschine?
Prozessentwicklung ist beliebt wie eine Wurzelbehandlung. Und im schlimmsten Fall werden mit viel Aufwand Prozesse entwickelt, die von der Unternehmenskultur zusammen mit der Strategie direkt zum Frühstück gefressen werden. Aber trotzdem: An Prozessen, die die Betreiberverantwortung absichern, führt kein Weg vorbei. Die gute Nachricht: Es gibt sie längst!
Kurze Vorträge zu Erfahrungen, Umsetzbarkeit und Aufwand der jeweiligen Idee, anschließend Gespräch mit dem Publikum.
Kann man …
… mit besseren Change- und Verankerungsmaßnahmen für mehr Akzeptanz neuer Prozesse sorgen?
… mit einer technologischen Lösung (z.B. dem CAFM) dafür sorgen, dass Prozesse eingehalten werden?
… mit dem Einsatz von KI (und den darin eingefassten Prozessen als Leitplanken) Menschen mehr oder weniger unstrukturiert arbeiten lassen?
13:00 Uhr
Der Weg zu sauberen Stammdaten
Am Anfang steht nicht das Sammeln, sondern das Ordnen: ein Datenstrukturmodell, das konsequent vom Betrieb aus gedacht ist. Auf dieser Grundlage werden die Daten geclustert und in der Betriebssicht durchdrungen — vom Portfolio über Liegenschaft, Räume, Anlagen und Bauteile bis zur Ausstattung. Genau dieser Drill Down macht die Lücken sichtbar, die im Chaos vorher untergingen.
Aus den Lücken werden Maßnahmen abgeleitet und in einem Stufenplan priorisiert: Was zuerst, was baut darauf auf? Erst dann werden die Lücken gezielt gefüllt — und erst ganz am Schluss geht es ab ins System. Wer diesen Weg geht, füttert sein CAFM nicht mit dem Chaos von gestern, sondern mit einer Datenbasis, die trägt.
Jochen Görke
Senior Consultant Facility Management
SOCOTEC Building Solutions
13:30 Uhr
Gemeinsamer Mittagsimbiss
Teil 2 | Die Workshops
14:15 Uhr
Start der parallelen Workshops
Alle Workshops arbeiten mit dem gleichen Template:
- Darstellung der Idee
- Maßnahmenplan
- Stufenplan
- was gehört in die grobe Aufwandsschätzung
Mit reichlich Koffein, Kaltgetränken und Nervennahrung .
1. KI-basierte Prüf- und Wartungspläne
Michael Aechtler
Gründer
Gamechangerz
2. Personal, Aufbau, Ablauf – Stufenplan für ein besseres Betreibermodell
Der Vortrag hat gezeigt, warum Dienstleistungssteuerung zur Querschnittsfunktion wird. Bleibt die Frage, die über Erfolg oder Scheitern entscheidet: Wie kommt Ihre Organisation dahin? Ein Betriebsmodell ändert sich nicht per Beschluss — es ändert sich über Rollen, Zuständigkeiten und Abläufe, die neu gedacht und schrittweise umgebaut werden müssen.
In zwei Stunden entwickeln Sie den Stufenplan für Ihr eigenes Betreibermodell — entlang der drei Hebel, an denen Organisationsentwicklung wirklich ansetzt. Personal: Welche Rollen und Kompetenzen braucht eine querschnittliche Steuerung, und wo sitzen sie heute? Aufbau: Wie sieht die Matrix aus operativer, servicespezifischer Steuerung und übergeordneter Betreiber-Governance konkret aus? Ablauf: An welchen Prozessen und Schnittstellen entscheidet sich, ob die Betreiberpflichten quer über alle Services konsistent erfüllt werden?
Sie gehen nicht mit einem Organigramm nach Hause, sondern mit einem priorisierten Stufenplan: Was zuerst, was baut darauf auf, wo liegen die schnellen Erfolge — und mit einer ersten Einschätzung, was der Umbau Sie an Aufwand kostet.
Peter Brach
Geschäftsfeldleiter
i²fm
3. Umsetzungsplan für saubere Stammdaten
Der Weg ist gezeigt – jetzt geht es um Ihren. Ein Datenstrukturmodell zu verstehen ist das eine; zu wissen, wo Ihre Daten stehen und was in Ihrer Organisation als Erstes zu tun ist, das andere. Genau diese Übersetzung leistet dieser Workshop.
In zwei Stunden erarbeiten Sie den Umsetzungsfahrplan für Ihre eigene Datenqualität. Wir gehen den Weg aus dem Vortrag Schritt für Schritt an Ihrem Fall entlang: Wo steht Ihre Datenstruktur heute? Wo sitzen die größten Lücken – und welche davon tun im Betrieb wirklich weh? Aus dieser ehrlichen Bestandsaufnahme leiten Sie konkrete Maßnahmen ab und ordnen sie in einen Stufenplan: Was zuerst, was baut darauf auf, wo liegen die schnellen Erfolge?
Sie gehen nicht mit guten Vorsätzen nach Hause, sondern mit einem priorisierten Fahrplan, einer ersten Aufwandsschätzung und dem klaren Bild, wo Ihr nächster Schritt liegt. Kein Datenchaos lässt sich an einem Nachmittag beheben – aber der erste tragfähige Schritt schon planen.
Jochen Görke
Senior Consultant Facility Management
SOCOTEC Building Solutions
Frank Werker
Geschäftsfeldleiter
i²fm
4. Selbstgemacht: Agentisches System für die Dienstleistungssteuerung
Dienstleistungssteuerung ist zu einem guten Teil Abgleicharbeit: disponiert wie geplant? Dokumentation vollständig? Abnahme möglich? Diese Schritte wiederholen sich bei jedem Auftrag, sie folgen klaren Regeln – genau die Sorte Aufgabe, für die agentische Systeme gebaut sind. In diesem Workshop bauen wir zwei kleine Agenten.
Der erste ist die Leistungsfreigabe: Der Agent gleicht die Dispositionsunterlagen des Dienstleisters mit dem Plan ab – wurde disponiert wie vorgesehen, oder gibt es Abweichungen? Und wenn ja: klein und unkritisch, oder so erheblich, dass ein Mensch entscheiden muss?
Der zweite übernimmt Dokumentationsprüfung und Abnahme – und hier wird es ehrlich anspruchsvoll: Wie kommt die Dokumentation überhaupt ins System? Und welche überhaupt? Was passiert mit der als Freitext eingetragenen Befunden, die weitere Arbeiten auslösen müssten? Wie entsteht daraus automatisch ein Ticket und eine Beauftragung? An diesen Bruchstellen entscheidet sich, ob so ein System im echten Betrieb trägt.
Nils Böhm
Geschäftsfeldleiter
i²fm
5. Cybersicherheit im Geschäftsbetrieb
Gebäudetechnik und FM-Systeme sind vernetzt — und damit angreifbar. Cybersicherheit ist hier keine reine IT-Aufgabe, sondern Teil der Betreiberpflicht, sobald GLT, Zutrittssysteme oder CAFM am Netz hängen. In diesem Workshop identifizieren wir die relevanten Angriffsflächen im FM-Betrieb, klären die Schnittstelle zwischen FM- und IT-Verantwortung und skizzieren erste Maßnahmen, um den laufenden Betrieb abzusichern.
16:15 Uhr
„Was ich mitnehme“
Anschließend: Gallery Walk für 20 Min.
Sie erkunden die Ergebnisse der anderen Workshops.
Gemeinsames Punktekleben! Vertiefen, wo Sie wollen.
Die Ergebnisse der Workshops werden nach der Veranstaltung aufbereitet und allen Teilnehmenden zur Verfügung gestellt.
16:50 Uhr
Fazit, Wrap-up, Abschluss
Teil 3 | Der Ausklang
17:00 Uhr
Und dann geht’s ab auf die Rennpiste …
Im Anschluss an die Tagesveranstaltung toben wir uns gemeinsam beim Kartfahren aus. Siegerehrung und Motorengespräche bei heißen Burgern und kalten Getränken inklusive.
Den Bahnrekord aus der 2025 Veranstaltung hält mit 57,3 Sekunden übrigens Michael Witt! DAs wollen wir auf keinen Fall so stehen lassen – und er sicherlich auch nicht 😉
