Wir freuen uns auf Sie
Frank Werker
Nils Böhm
Peter Bach
Katja Müller-Westing
Holger Knuf
Tag 1: 29.01.2024 | 09.00 – 17.00 Uhr
Grundlagen der Präventivsteuerung
Ein hoher Outsourcinggrad an Facility Services ist heute normal. Für die, die auf der Auftraggeberseite diese Dienstleistungen steuern sollen, ist das oft mit Streit, Eskalation und Schwarzem-Peter-Spiel verbunden. Das kann bis zum Burn-out gehen. Dabei könnte es so einfach sein, einfach, fair, präventiv. Und das heißt: vorher sicherstellen, dass Leistung kommt, wie sie benötigt und vereinbart ist. Mit reaktiven Ansätzen – auch genannt Hinterherlaufen und sich-zu-Grunde-kontrollieren – hat das rein gar nichts mehr zu tun. Machen Sie es sich leichter und hören Sie einfach auf, bares Geld zu verbrennen. Denn das passiert, wenn nicht oder falsch gesteuert wird.
Das nehmen Sie von diesem Tag mit:
- Auswirkung berechnet, was Nicht-Steuern Jahr für Jahr und Leistungssegment für Leistungssegment tatsächlich an Geld kostet
- Funktionen geklärt – wie arbeiten Dienstleistungssteuerer DLS, Objektmanager OM und Facility Services Manager FSM zusammen, wer trägt welche Verantwortung, wer hat welche Aufgaben
- Umsetzungsfähigkeit des Leistungsmodells erkannt: Art und Weise jedes Leistungsablaufs, die immer vorkommenden Elemente des Leistungsablaufs und ihre Bedeutung im Zusammenspiel von DLS, OM und FSM
- Klarheit für den Weg zum präventiven Sichersteller – nie mehr Hinterherlaufen!
Detailliertes Programm für Tag 1
09:00 Uhr
Begrüßung, Ankommen, Vorstellen und Erwartungen
- Vorstellung der Teilnehmer: Erwartung, Motivation, Background
- Diskussion zum Zustand der aktuellen Betriebssituation auf Standorten
- Worum geht es eigentlich im Betrieb?
10:30 Uhr
Zeit für Kaffee
10:45 Uhr
Input & Diskussion im Plenum
- Wirkungsberechnung von Verschwendung und deren Größenordnung
- Vollkosten- und Betriebskostenaufschlüsselung, Beeinflussbarkeiten
- Vollkostenvortrag
Das Tool: Verschwendungsrechner
- Sicherstellungsfunktion als zentrale Herausforderungen der Steuerung
- Darstellung und Konsequenz der „Black-Box“ der
- Dienstleistungssteuerung
11:45 Uhr
Das Funktionsmodell – wer verantwortet was!
- DLS, OM, FSM: Wer trägt auf jeder einzelnen Funktionsebene welche Verantwortung
- Herleitung der Funktionsebenen im FM und deren Verantwortungsbereiche
- Basismodelle des Facility Managements
12:45 Uhr
Gemeinsame Mittagspause
13:45 Uhr
Aufgabensammlung DLS und OM im IST
- Workshop, in dem alle Teilnehmer:innen ihre täglichen Aufgaben und Tätigkeiten sammeln – diese werden später gemeinsam auf das Leistungsmodell zugeordnet
- Auf dieser Basis entsteht in jedem Seminar der größte Moment des Augenöffnens für bislang nicht sichtbare Schieflagen, Lücken und sonstige Fußangeln, die die Zusammenarbeit behindern
14:00 Uhr
Input & Diskussion im Plenum
Das Leistungsmodell – Herleitung des vollständigen Leistungsmodells als Darstellung eines standardisierten Leistungsablaufs | Teil 1
- DLS, OM, FSM: Wer trägt auf jeder einzelnen Funktionsebene welche Verantwortung
- Der neue Standard des Leistungsmodells hat 5 zentrale Elemente mit entscheidender Hebelwirkung für den Regelbetrieb:
- Planung & Implementierung
- Disposition & Freigabe
- Kontrolle & Stichprobe
- Abnahme
- Darstellung auf welche Art und Weise jede Leistung abläuft, welche einzelnen Elemente in immer derselben Reihenfolge vorkommen und wie sie zusammenhängen
15:30 Uhr
Zeit für Kaffee
15:45 Uhr
Input & Diskussion im Plenum
Das Leistungsmodell – Herleitung des vollständigen Leistungsmodells als Darstellung eines standardisierten Leistungsablaufs | Teil 2
17:00 Uhr
Ende des ersten Seminartages
Tag 2: 30.01.2024 | 09.00 – 17.00 Uhr
Der Vertrag als Steuerungsinstrument
In Verträgen und LVs sind die erforderlichen Leistungsergebnisse ausführlich und werkvertraglich beschrieben. Wie viele stellen im Alltag aber dann fest, dass Vereinbarung und erlebte Praxis auseinanderzuklaffen scheinen. Ist damit der Vertrag das Papier nicht wert, auf dem er steht? Auch wenn es keiner gerne zugibt, aber nicht selten haben Auftraggeberorganisationen ein Gefühl der Hilflosigkeit und die äußert sich dann in Eskalation und Reibung.
Das nehmen Sie von diesem Tag mit:
- Alle wesentlichen Steuerungselemente sind geklärt
- Erfassung von Dienstleistungswerten mit dem 4-Quadranten-Modell: wie man eine „flüchtige“ Regelleistung greifbar und steuerbar macht
- Neue Vertragsinhalte durchgearbeitet – wie die Vereinbarung der Zukunft tatsächlich aussieht und was daran den erhöhten Nutzen für beide Seiten ausmacht
- Sofortige Handlungsfähigkeit erfasst – was auch heute schon ohne Idealvertragswerk für den Steuerer möglich ist
Detailliertes Programm für Tag 2
09:00 Uhr
Diskussion
- Diskussion Funktions- und Leistungsmodell – zur Wiederholung bzw. zur Einführung
- Akzentuierung der vier Kern-Elemente:
- Planung & Implementierung
- Disposition & Freigabe
- Kontrolle & Stichprobe
- Abnahme
10:00 Uhr
Basics: Das 4-Quadrantenmodell in der Anwendung – Produktisierung von Dienstleistung, die eben nicht „anfassbar“ ist
- Herleitung & Praxisbeispiel
- Diskussion: Produktisierung – wie Dienstleistung einfach produktisier- und damit messbar wird
10:45 Uhr
Zeit für Kaffee
11:00 Uhr
Rechtliche Grundlagen
- Werkvertragsgesetzt BGB
- Mindestlohngesetz MiLog
- Entsendegesetz EntG
12:00 Uhr
Vertragsanalyse IST & neue Vertragsstruktur
- gängige Musterverträge in der Analyse
- Steuerungslücken der vertragswirksamen Anlagen
- Struktur des neuen Leistungsvertrages, Aufbau und Intention
12:45 Uhr
Gemeinsame Mittagspause
13:45 Uhr
Diskussion: Wie sehen die Verträge der Teilnehmer aus?
- gängige Musterverträge in der Analyse
- Steuerungslücken der vertragswirksamen Anlagen
14:15 Uhr
Mindestanforderungen an moderne Vertragswerke
- neue Vertragsstruktur i2fm
- gemeinsam Mindestanforderungen bestimmen
15:30 Uhr
Zeit für Kaffee
15:45 Uhr
Die Basisverständnisse der Leistungsvereinbarung
- Wie man die Basismodelle in ein Vertragswerk bekommt
16:15 Uhr
Der neue Vertrag und das neue Sicherstellungsverfahren
17:00 Uhr
Ende des zweiten Seminartages
Tag 3: 30.01.2024 | 09.00 – 17.00 Uhr
Verfahrensorientierung und Leistungssteuerung
Zur Sicherstellung des rechts-, bedarfs- und anforderungskonformen Infrastrukturbetriebs braucht es über den gesamten Ablaufprozess der Leistungsentstehung Transparenz und Steuerungspräsenz. Dann ist man zu jedem Zeitpunkt verfügbarkeits-, revisions- und rechtssicher. Dieses Umdenken steht im Zentrum des Seminars. Die Werkzeuge dafür zeigen wir Ihnen an diesem Seminartag.
Das nehmen Sie von diesem Tag mit:
- Alle wesentlichen Knackpunkte der LEISTUNGSPLANUNG sind geklärt
- Entlang eines Ablaufschemas beherrschen Sie im Anschluss an
- diesen Seminartag
- den LEISTUNGSABRUF
- die FREIGABE der ARBEITSVORBEREITUNG
- das STICHPROBENVERFAHREN auf Leistungserbringung und Leistungskontrollen des Dienstleisters
- die Vorgaben an die DOKUMENTATION
- und natürlich ein vollständiges ABNAHMEVERFAHREN
Detailliertes Programm für Tag 3
09:00 Uhr
Gemeinsames Rekapitulieren des Leistungsmodells – mit der Erfordernis, daraus einen Prozess zu generieren
09:30 Uhr
Verfahrensklärung LEISTUNGSPLANUNG
- Die wesentliche Knackpunkte der Leistungsplanung
- Zeiterfassung und Zeitkategorien
- Ressourcenplanung nach 4 Quadranten
10:00 Uhr
Verfahrensklärung LEISTUNGSABRUF
- Abruflogik & Abrufkriterien
- Darstellung des Helpdeskverfahrens
10:30 Uhr
Zeit für Kaffee
10:45 Uhr
Verfahrensklärung ARBEITSVORBEREITUNG & FREIGABE
- Die wesentliche Knackpunkte bei der Arbeitsvorbereitung und Freigabe
11:45 Uhr
Verfahrensklärung LEISTUNGSERBRINGUNG & KONTROLLE
- Protokollierung, Leistungsscheine, Kontrollverfahren
12:30 Uhr
Gemeinsame Mittagspause
13:30 Uhr
Verfahrensklärung DOKUMENTATION
- Was eine vollständige Dokumentation ausmacht
14:15 Uhr
Verfahrensklärung STICHPROBEN
- Unterschiede Kontrolle vs. Stichproben
- Das Kontrollkonzept des Dienstleisters
- Aufbau und Struktur einer Stichprobe
- Dokumentation und Auswertung
15:00 Uhr
Verfahrensklärung ABNAHMEVERFAHREN
- Aufbau und Struktur einer ABNAHME
- Mindestanforderungen an Abnahmen
- Knackpunkte von Abnahmen
- Schlichtung und Minderung
15:30 Uhr
Zeit für Kaffee
15:45 Uhr
Verfahrensklärung Monitoring
- Aufbau und Struktur des MONITORINGS
- Klärung der erforderlichen KPIs
- Dashboard-Darstellungen
16:15 Uhr
Was sind die wesentlichen Knackpunkte von Stichproben & Kontrollen?
17:00 Uhr
Verabschiedung
Facts & Figures in der DLS
