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10. - 12. Juni 2024 | 09.00 - 17.00 Uhr

DLS 1 2024 in Präsenz: Verträge & Leistungen steuern

Ein hoher Outsourcinggrad an Facility Services ist heute normal. Für die, die auf der Auftraggeberseite diese Dienstleistungen steuern sollen, ist das oft mit Streit, Eskalation und Schwarzem-Peter-Spiel verbunden. Das kann bis zum Burn-out gehen. Dabei könnte es so einfach sein, einfach, fair, präventiv. Und das heißt: vorher sicherstellen, dass Leistung kommt, wie sie benötigt und vereinbart ist. Mit reaktiven Ansätzen – auch genannt Hinterherlaufen und sich-zu-Grunde-kontrollieren – hat das rein gar nichts mehr zu tun. Machen Sie es sich leichter und hören Sie einfach auf, bares Geld zu verbrennen. Denn das passiert, wenn nicht oder falsch gesteuert wird.

10. - 12. Juni 2024
09.00 - 17.00 Uhr

Wir freuen uns auf Sie.

Holger Knuf
Peter Brach

Nils Böhm

Frank Werker
Katja Müller-Westing

Tag 1: Grundlagen der Präventivsteuerung

Ein hoher Outsourcinggrad an Facility Services ist heute normal. Für die, die auf der Auftraggeberseite diese Dienstleistungen steuern sollen, ist das oft mit Streit, Eskalation und Schwarzem-Peter-Spiel verbunden. Das kann bis zum Burn-out gehen. Dabei könnte es so einfach sein, einfach, fair, präventiv. Und das heißt: vorher sicherstellen, dass Leistung kommt, wie sie benötigt und vereinbart ist. Mit reaktiven Ansätzen – auch genannt Hinterherlaufen und sich-zu-Grunde-kontrollieren – hat das rein gar nichts mehr zu tun. Machen Sie es sich leichter und hören Sie einfach auf, bares Geld zu verbrennen. Denn das passiert, wenn nicht oder falsch gesteuert wird.

Das nehmen Sie von diesem Tag mit:

  • Auswirkung berechnet, was Nicht-Steuern Jahr für Jahr und Leistungssegment für Leistungssegment tatsächlich an Geld kostet
  • Funktionen geklärt – wie arbeiten Dienstleistungssteuerer DLS, Objektmanager OM und Facility Services Manager FSM zusammen, wer trägt welche Verantwortung, wer hat welche Aufgaben
  • Umsetzungsfähigkeit des Leistungsmodells erkannt: Art und Weise jedes Leistungsablaufs, die immer vorkommenden Elemente des Leistungsablaufs und ihre Bedeutung im Zusammenspiel von DLS, OM und FSM
  • Klarheit für den Weg zum präventiven Sichersteller – nie mehr Hinterherlaufen!
Werkzeuge

Verschwendungsrechner

Detailliertes Programm Tag 1
09:00 Uhr
Begrüßung, Ankommen, Vorstellen und Erwartungen

  • Vorstellung der Teilnehmer: Erwartung, Motivation, Background
  • Diskussion zum Zustand der aktuellen Betriebssituation auf Standorten
  • Worum geht es eigentlich im Betrieb?

10:30 Uhr
Zeit für Kaffee

10:45 Uhr
Input & Diskussion im Plenum

  • Wirkungsberechnung von Verschwendung und deren Größenordnung Vollkosten- und Betriebskostenaufschlüsselung, Beeinflussbarkeiten
  • Vollkostenvortrag
  • Das Tool: Verschwendungsrechner
  • Sicherstellungsfunktion als zentrale Herausforderungen der Steuerung Darstellung und Konsequenz der „Black-Box“ der
  • Dienstleistungssteuerung

11:45 Uhr
Das Funktionsmodell – wer verantwortet was!

  • DLS, OM, FSM: Wer trägt auf jeder einzelnen Funktionsebene welche Verantwortung
  • Herleitung der Funktionsebenen im FM und deren Verantwortungsbereiche
  • Basismodelle des Facility Managements

12:45 Uhr
Gemeinsame Mittagspause

13:45 Uhr
Aufgabensammlung DLS und OM im IST

  • Workshop, in dem alle Teilnehmer:innen ihre täglichen Aufgaben und Tätigkeiten sammeln – diese werden später gemeinsam auf das Leistungsmodell zugeordnet
  • Auf dieser Basis entsteht in jedem Seminar der größte Moment des Augenöffnens für bislang nicht sichtbare Schieflagen, Lücken und sonstige Fußangeln, die die Zusammenarbeit behindern

14:00 Uhr
Input & Diskussion im Plenum
Das Leistungsmodell – Herleitung des vollständigen Leistungsmodells als Darstellung eines standardisierten Leistungsablaufs | Teil 1

  • DLS, OM, FSM: Wer trägt auf jeder einzelnen Funktionsebene welche Verantwortung
  • Der neue Standard des Leistungsmodells hat 5 zentrale Elemente mit entscheidender Hebelwirkung für den Regelbetrieb:
    o Planung & Implementierung
    o Disposition & Freigabe
    o Kontrolle & Stichprobe
    o Abnahme
  • Darstellung auf welche Art und Weise jede Leistung abläuft, welche einzelnen Elemente in immer derselben Reihenfolge vorkommen und wie sie
    zusammenhängen

15:30 Uhr
Zeit für Kaffee

15:45 Uhr
Input & Diskussion im Plenum
Das Leistungsmodell – Herleitung des vollständigen Leistungsmodells als Darstellung eines standardisierten Leistungsablaufs | Teil 2

17:00 Uhr
Ende des ersten Seminartages

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Tag 2: Der Vertrag als Steuerungsinstrument

In Verträgen und LVs sind die erforderlichen Leistungsergebnisse ausführlich und werkvertraglich beschrieben. Wie viele stellen im Alltag aber dann fest, dass Vereinbarung und erlebte Praxis auseinanderzuklaffen scheinen. Ist damit der Vertrag das Papier nicht wert, auf dem er steht? Auch wenn es keiner gerne zugibt, aber nicht selten haben Auftraggeberorganisationen ein Gefühl der Hilflosigkeit und die äußert sich dann in Eskalation und Reibung.

Das nehmen Sie von diesem Tag mit:

  • Alle wesentlichen Steuerungselemente sind geklärt
  • Erfassung von Dienstleistungswerten mit dem 4-Quadranten-Modell: wie man eine „flüchtige“ Regelleistung greifbar und steuerbar macht
  • Neue Vertragsinhalte durchgearbeitet – wie die Vereinbarung der Zukunft tatsächlich aussieht und was daran den erhöhten Nutzen für beide Seiten ausmacht
  • Sofortige Handlungsfähigkeit erfasst – was auch heute schon ohne Idealvertragswerk für den Steuerer möglich ist
Werkzeuge

4-Quadranten-Modell
Standard-Vertragsanalyse

Detailliertes Programm Tag 2
09:00 Uhr
Diskussion

  • Diskussion Funktions- und Leistungsmodell – zur Wiederholung bzw. zur Einführung
  • Akzentuierung der vier Kern-Elemente:
    o Planung & Implementierung
    o Disposition & Freigabe
    o Kontrolle & Stichprobe
    o Abnahme

10:00 Uhr
Basics: Das 4-Quadrantenmodell in der Anwendung – Produktisierung von Dienstleistung, die eben nicht „anfassbar“ ist

  • Herleitung & Praxisbeispiel
  • Diskussion: Produktisierung - wie Dienstleistung einfach produktisier- und damit messbar wird

10:45 Uhr
Zeit für Kaffee

11:00 Uhr
Rechtliche Grundlagen

  • Werkvertragsgesetzt BGB
  • Mindestlohngesetz MiLog
  • Entsendegesetz EntG

12:00 Uhr
Vertragsanalyse IST & neue Vertragsstruktur

  • gängige Musterverträge in der Analyse
  • Steuerungslücken der vertragswirksamen Anlagen
  • Struktur des neuen Leistungsvertrages, Aufbau und Intention

12:45 Uhr
Gemeinsame Mittagspause

13:45 Uhr
Diskussion: Wie sehen die Verträge der Teilnehmer aus?

  • gängige Musterverträge in der Analyse
  • Steuerungslücken der vertragswirksamen Anlagen

14:15 Uhr
Mindestanforderungen an moderne Vertragswerke

  • neue Vertragsstruktur i2fm
  • gemeinsam Mindestanforderungen bestimmen

15:30 Uhr
Zeit für Kaffee

15:45 Uhr
Die Basisverständnisse der Leistungsvereinbarung

  • Wie man die Basismodelle in ein Vertragswerk bekommt

16:15 Uhr
Der neue Vertrag und das neue Sicherstellungsverfahren

17:00 Uhr
Ende des zweiten Seminartages

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Tag 3: Verfahrensorientierung und Leistungssteuerung

Zur Sicherstellung des rechts-, bedarfs- und anforderungskonformen Infrastrukturbetriebs braucht es über den gesamten Ablaufprozess der Leistungsentstehung Transparenz und Steuerungspräsenz. Dann ist man zu jedem Zeitpunkt verfügbarkeits-, revisions- und rechtssicher. Dieses Umdenken steht im Zentrum des Seminars. Die Werkzeuge dafür zeigen wir Ihnen an diesem Seminartag.

Das nehmen Sie von diesem Tag mit:

  • Alle wesentlichen Knackpunkte der LEISTUNGSPLANUNG sind geklärt
  • Entlang eines Ablaufschemas beherrschen Sie im Anschluss an diesen Seminartag
    • den LEISTUNGSABRUF
    • die FREIGABE der ARBEITSVORBEREITUNG
    • das STICHPROBENVERFAHREN auf Leistungserbringung und Leistungskontrollen des Dienstleisters
    • die Vorgaben an die DOKUMENTATION
    • und natürlich ein vollständiges ABNAHMEVERFAHREN
Werkzeuge

Checkliste zur Abnahme von Facility Services
Stichprobenverfahren
Dokumentenbaum mit Mindestanforderungen an die Dokumentation

Detailliertes Programm Tag 3
09:00 Uhr
Gemeinsames Rekapitulieren des Leistungsmodells – mit der Erfordernis, daraus einen Prozess zu generieren

09:30 Uhr
Verfahrensklärung LEISTUNGSPLANUNG

  • Die wesentliche Knackpunkte der Leistungsplanung
  • Zeiterfassung und Zeitkategorien
  • Ressourcenplanung nach 4 Quadranten

10:00 Uhr
Verfahrensklärung LEISTUNGSABRUF

  • Abruflogik & Abrufkriterien
  • Darstellung des Helpdeskverfahrens

10:30 Uhr
Zeit für Kaffee

10:45 Uhr
Verfahrensklärung ARBEITSVORBEREITUNG & FREIGABE

  • Die wesentliche Knackpunkte bei der Arbeitsvorbereitung und Freigabe

11:45 Uhr
Verfahrensklärung LEISTUNGSERBRINGUNG & KONTROLLE

  • Protokollierung, Leistungsscheine, Kontrollverfahren

12:30 Uhr
Gemeinsame Mittagspause

13:30 Uhr
Verfahrenklärung DOKUMENTATION

  • Was eine vollständige Dokumentation ausmacht

14:15 Uhr
Verfahrensklärung STICHPROBEN

  • Unterschiede Kontrolle vs. Stichproben
  • Das Kontrollkonzept des Dienstleisters
  • Aufbau und Struktur einer Stichprobe
  • Dokumentation und Auswertung

15:00 Uhr
Verfahrensklärung ABNAHMEVERFAHREN

  • Aufbau und Struktur einer ABNAHME
  • Mindestanforderungen an Abnahmen
  • Knackpunkte von Abnahmen
  • Schlichtung und Minderung

15:30 Uhr
Zeit für Kaffee

15:45 Uhr
Verfahrensklärung Monitoring

  • Aufbau und Struktur des MONITORINGS
  • Klärung der erforderlichen KPIs
  • Dashboard-Darstellungen

16:15 Uhr
Was sind die wesentlichen Knackpunkte von Stichproben & Kontrollen?

17:00 Uhr
Verabschiedung

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Facts & Figures in der DLS

Das Original von den Erfindern des Funktions- und Leistungsmodells

Kunden, die mit präventiver Dienstleistungsteuerung arbeiten

Teilnahmegebühr

Die Teilnahmegebühr für das 3-tägige Seminar beträgt 1.795,- € zzgl. MwSt.

Anmeldung / Anfrage