9:00 Uhr Paradigmenwechsel Nutzungsorientiertes Denken

Über den Arbeitsplatz, das einzelne Gebäude, den Gesamtbestand und sogar über die Verwaltungsflächen hinaus

• Was wird wirklich gebraucht? Bedarfe zu ermitteln, war bisher getrieben vom Umfragen, Führungskräfteworkshops oder einfach Mitarbeiterzahlen mit einem „gefühlten Sicherheitszuschlag“ für unbesetzte Stellen bis Praktikant:innen.
• Nutzungsorientierung stellt das Tun in den Mittelpunkt: Gebraucht wird, was nötig ist, um tun zu können, was getan werden soll.
• Büroarbeitswelten weiterentwickeln, das heißt Nutzung neu denken, das digitale Fundament verändern, viele Interessen unter einen Hut bekommen, die Möglichkeiten des Bestands ausschöpfen, für wirtschaftliche Entlastung sorgen und solche komplexen Projekte zum Erfolg führen. Kurz: Es ist wie eine OP am offenen Herzen einer Organisation. Die Mitwirkenden des Kommunaldialogs stellen sich und ihre Projekte kurz vor.

Alle Referent:innen des Tages im Dialog mit dem Plenum
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9:50 Uhr Der Anfang eines Projekts

Bedarfe begreifen, Nutzung analysieren, Wissensarbeit verstehen – am Praxisbeispiel der Stadt Bonn

• Vorgehensweise, Methode, Aufwand, Ergebnisse
• Wie der Personalrat/ Betriebsrat die Sache sah
• Erkenntnisse und Überraschungen aus der Anwendung der Methode: Was wir vorher nicht über uns wussten

Max Jantschek, Personal- und Organisationsamt – Projektleitung „Zukunft unserer Arbeit“, Bundesstadt Bonn

> Dialog mit dem Plenum: Welche weiteren Möglichkeiten/ Methoden gibt es zur Bedarfs- und Tätigkeitsanalyse
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10: 40 Uhr Kaffeepause

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11:10 Uhr Strategische Bestandsanalyse

Welche Möglichkeiten habe ich in meinem Gesamtbestand, um spürbare Effekte für Nutzungsmöglichkeiten UND Wirtschaftlichkeit gleichzeitig zu erzeugen?

• WARUM den Gesamtbestand in den Blick nehmen? Und WIE macht man das am konkreten Beispiel? „Abmieten und danach weiter im Eigentum.“ Auf diese Kurzformel bringen es viele Kommunen. Damit schlägt jetzt auch die Stunde, der klugen Analyse der Möglichkeiten im Bestand. Was sind das für Möglichkeiten? Wie legt man die Anforderungen eines neuen Nutzungskonzepts „gedanklich“ über die Möglichkeiten und Unmöglichkeiten?

Jessica Deilmann-Ayaz, Prokuristin, CalCon Deutschland GmbH & Frank Werker, Geschäftsfeldleiter, i2fm

> Dialog mit dem Plenum: Die berühmte Phase 0 – Methodenbausteine zusammentragen
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11:50 Uhr Digital Arbeiten: OZG, eAkte, flexible Arbeitsmodelle …

Die Palette der Handlungsstränge in der Digitalisierung der kommunalen Arbeit ist breit. Wie treibt die Stadt Bochum das Thema voran?

• Wie wird in Bochum an dem Thema gearbeitet? Seit wann? Wie aufgesetzt? Wie zielvereinbart? Ein Projektsteckbrief
• Die Mühen der Prozessentwicklung – Erfahrungen damit
• Zukunft gestalten, ohne zu überfordern und Mitarbeitende wie Bürger:innen gleichermaßen mitnehmen: Wie gestaltet man den Entwicklungsweg?

Denes Kücük, Chief Digital Officer, Stadt Bochum
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12:30 Uhr Mittagspause

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13:45 Uhr Projekterfahrungen zusammentragen

Wer Büroarbeitswelten weiterentwickeln will, stellt häufig fest, dass es typische Erfahrungen gibt, die bei vielen ganz ähnlich verlaufen – was steckt alles im gemeinsamen Erfahrungsschatz der Referent:innen?

• Zum Einstieg: Einige typische Missverständnisse, wenn es um Büroarbeitswelten geht

1. Projekt Potsdam – Fokus Beginn des Projekts

• Wo man sich Orientierung holen kann
• Wie man zu einer Potenzialabschätzung kommt
• Wie man die Handlungsstränge abwägt und sortiert

Markus Beck, Projektleiter & Tom Reschke, Projektleiter, Stadt Potsdam
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2. Projekt Solingen – Fokus Changemanagement

• Personalnotstand trifft auf Dauerkrise aus Corona, schneller Flüchtlingsunterbringung, Energiethemen, OZG von den Langzeitherausforderungen ganz zu schweigen – und jetzt auch noch die Transformation in der persönlichen „Komfortzone“
• Wie die Mitarbeitenden „mitnehmen“
• Welche (neue?) Rolle spielen die Führungskräfte

Anna Kemmerling, Abteilungsleiterin Konzernkoordinierung und Organisation, Stadt Solingen
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3. Projektbeispiel Erfurt – Fokus Pilot

• Piloten sind gut, um erfahrbar zu machen, wie sich eine neue Arbeitswelt anfühlen kann
• Was nutzt der Pilot wie und in welcher Projektphase?
• Was empfiehlt sich, alles zu klären, bevor es an die Pilotumsetzung geht?
• Was gilt es beim Ausrollen des Piloten auf die ganze Verwaltung zu berücksichtigen?

Arne Ott, Leiter des Amts für Gebäudemanagement, Landeshauptstadt Erfurt
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15:45 Uhr Gemeinsamer Tagesabschluss

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16:00 Uhr Ende der Veranstaltung

In vielen Kommunen sind Büros zu finden, die fast aus der Zeit gefallen wirken. Aktenberge, eng, veraltete Ausstattung, an der Hygiene nagt der Sparzwang. Dabei spüren Kommunen den vielbeschworenen Fachkräftemangel noch stärker als viele andere. Ist Mobiles Arbeiten die Lösung?

Diese Frage diskutieren hier Arne Ott, Landeshauptstadt Erfurt, und Bernd Rubelt, Landeshauptstadt Potsdam.

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In Baden-Württemberg kommt jetzt erstmals die gesetzliche Vorgabe, 20% der Verwaltungsflächen zu reduzieren. Wird das Schule machen? Aber vor allem: wie funktioniert das?

Es braucht den Blick auf das Ganze und eine klare Nutzungsorientierung! Wie eine belastbare Portfoliostrategie aussieht und wie Sie mit schnellen Griffen zu einer klugen Entscheidungsgrundlage kommen, erklären hier Anke Herrmann, CalCon, und Frank Werker, i2fm.