Livestream DLS 1 2023: Verträge & Leistungen steuern

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17.-19. Oktober 2023 | 09.00 - 17.00 Uhr

Livestream DLS 1: Verträge & Leistungen steuern

Ein hoher Outsourcinggrad an Facility Services ist heute normal. Für die, die auf der Auftraggeberseite diese Dienstleistungen steuern sollen, ist das oft mit Streit, Eskalation und Schwarzem-Peter-Spiel verbunden. Das kann bis zum Burn-out gehen. Dabei könnte es so einfach sein, einfach, fair, präventiv. Und das heißt: vorher sicherstellen, dass Leistung kommt, wie sie benötigt und vereinbart ist. Mit reaktiven Ansätzen – auch genannt Hinterherlaufen und sich-zu-Grunde-kontrollieren – hat das rein gar nichts mehr zu tun. Machen Sie es sich leichter und hören Sie einfach auf, bares Geld zu verbrennen. Denn das passiert, wenn nicht oder falsch gesteuert wird.

17.-19. Oktober 2023
09.00 - 17.00 Uhr

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Wir freuen uns auf Sie.

Holger Knuf

Peter Brach

Nils Boehm

Frank Werker

i2fm_facility_management_autoren_katja_mueller-westing

Katja Müller-Westing

Tag 1: Grundlagen der Präventivsteuerung

18.10.2022, Online
9.00 – 17.00 Uhr

Ein hoher Outsourcinggrad an Facility Services ist heute normal. Aber wenn Sie die fragen, die auf der Auftraggeberseite diese Dienstleistungen steuern sollen, dann ist das oft mit Streit, Eskalation und Schwarzem-Peter-Spiel verbunden – das kann bis zum Burn-out gehen. Dabei könnte es so einfach sein – und fair – und präventiv eben. Präventiv steuern, das heißt: vorher sicherstellen, dass Leistung kommt, wie sie benötigt und vereinbart ist. Mit reaktiven Ansätzen – auch genannt Hinterherlaufen und sich-zu-Grunde-kontrollieren – hat das rein gar nichts mehr zu tun. Machen Sie es sich leichter und hören Sie einfach auf, bares Geld zu verbrennen. Das passiert nämlich wenn nicht oder falsch gesteuert wird.

Das nehmen Sie von diesem Tag mit:

Klarheit und Notwendigkeit erarbeitet, welchen Veränderungen und Entwicklungen sich Steuerer stellen müssen
Auswirkung berechnet, was Nicht-Steuern Jahr für Jahr und Leistungssegment für Leistungssegment tatsächlich an Geld kostet
Funktionen verstanden – DLS, OM, FSM: Wer auf jeder einzelnen Funktionsebene welche Verantwortung trägt
Basismodelle des FM kennengelernt und wie das hilft, Präventivsteuerung in der eigenen Organisation umsetzen zu können
Leistungsablauf verinnerlicht, auf welche Art und Weise jede Leistung abläuft, welche einzelnen Elemente in immer derselben Reihenfolge vorkommen und welche Bedeutung die einzelnen Elemente im Zusammenspiel wirklich haben
Klarheit für den Weg vom reaktiven Kontrollierer zum präventiven Sichersteller!

Werkzeuge

Verschwendungsrechner

Detailliertes Programm Tag 1

09:00 Uhr
Begrüßung, Ankommen, Vorstellen und Erwartungen

Vorstellung der Teilnehmer: Erwartung, Motivation, Background
Diskussion zum Zustand der aktuellen Betriebssituation auf Standorten
Worum geht es eigentlich im Betrieb?

10:30 Uhr
Zeit für Kaffee

10:45 Uhr
Input & Diskussion im Plenum

Wirkungsberechnung von Verschwendung und deren Größenordnung Vollkosten- und Betriebskostenaufschlüsselung, Beeinflussbarkeiten
Vollkostenvortrag

Das Tool: Verschwendungsrechner
Sicherstellungsfunktion als zentrale Herausforderungen der Steuerung Darstellung und Konsequenz der „Black-Box“ der
Dienstleistungssteuerung

11:45 Uhr
Das Funktionsmodell – wer verantwortet was!

DLS, OM, FSM: Wer trägt auf jeder einzelnen Funktionsebene welche Verantwortung
Herleitung der Funktionsebenen im FM und deren Verantwortungsbereiche
Basismodelle des Facility Managements

12:45 Uhr
Gemeinsame Mittagspause

13:45 Uhr
Aufgabensammlung DLS und OM im IST

Workshop, in dem alle Teilnehmer:innen ihre täglichen Aufgaben und Tätigkeiten sammeln – diese werden später gemeinsam auf das Leistungsmodell zugeordnet
Auf dieser Basis entsteht in jedem Seminar der größte Moment des Augenöffnens für bislang nicht sichtbare Schieflagen, Lücken und sonstige Fußangeln, die die Zusammenarbeit behindern

14:00 Uhr
Input & Diskussion im Plenum
Das Leistungsmodell – Herleitung des vollständigen Leistungsmodells als Darstellung eines standardisierten Leistungsablaufs | Teil 1

DLS, OM, FSM: Wer trägt auf jeder einzelnen Funktionsebene welche Verantwortung
Der neue Standard des Leistungsmodells hat 5 zentrale Elemente mit entscheidender Hebelwirkung für den Regelbetrieb:
o Planung & Implementierung
o Disposition & Freigabe
o Kontrolle & Stichprobe
o Abnahme
Darstellung auf welche Art und Weise jede Leistung abläuft, welche einzelnen Elemente in immer derselben Reihenfolge vorkommen und wie sie
zusammenhängen

15:30 Uhr
Zeit für Kaffee

15:45 Uhr
Input & Diskussion im Plenum
Das Leistungsmodell – Herleitung des vollständigen Leistungsmodells als Darstellung eines standardisierten Leistungsablaufs | Teil 2

17:15 Uhr
Ende des ersten Seminartages

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Tag 2: Verträge und Leistungen steuern

19.10.2022, Online
9.00 – 17.00 Uhr

Wie bekomme ich alles, was vertraglich vereinbart ist – und zwar so wie es vereinbart ist? Wie kann ich das steuern?

In Verträgen und LVs sind die erforderlichen Leistungsergebnisse ausführlich und werkvertraglich beschrieben. Wie viele stellen im Alltag aber dann fest, dass Vereinbarung und erlebte Praxis auseinanderzuklaffen scheinen. Ist damit der Vertrag das Papier nicht wert, auf dem er steht? Auch wenn es keiner gerne zugibt, aber nicht selten haben Auftraggeberorganisationen ein Gefühl der Hilflosigkeit und die äußert sich dann in Eskalation und Reibung.

Wie es richtig geht: Zur Sicherstellung des rechts-, bedarfs- und anforderungskonformen Infrastrukturbetriebs braucht es über den gesamten Ablaufprozess der Leistungsentstehung Transparenz und Steuerungspräsenz. Dann ist man zu jedem Zeitpunkt verfügbarkeits-, revisions- und rechtssicher. Dieses Umdenken steht im Zentrum des Seminars „Verträge & Leistungen steuern“.

Das nehmen Sie von diesem Tag mit:

Erfassung von Dienstleistungswerten beherrscht (Stichwort 4-Quadranten-Modell) – wie man eine „flüchtige“ Regelleistung trotz Sichtbarkeitsmangel greifbar und steuerbar macht
Vollständige Leistungsverteilung verstanden – warum Dienstleistung durch ein erzieltes Ergebnis längst nicht vollständig erbracht sein muss
Wesentliche Steuerungselemente erkannt – welches die wirklich relevanten Punkte im Prozessverlauf der Leistungserbringung sind, an denen ich präsent sein muss
Die Unschärfen der eigenen Vertragswerke erkannt – warum die wesentlichen Elemente der Steuerung in den gängigen Verträgen nicht verankert sind und was man dagegen tun kann
Vereinbarungsverständnis verinnerlicht – wie man über die normalen juristischen und leistungsbeschreibenden Elemente klassischer Werkverträge hinaus das „WIE“ der Leistungserbringung regelt
Hürde bearbeitet – wie man auch in bestehenden Verträgen für ein neues Leistungsverständnis sorgen kann
Neue Vertragsinhalte durchgearbeitet – wie die Vereinbarung der Zukunft tätsächlich aussieht und was daran den erhöhten Nutzen für beide Seiten ausmacht
Sofortige Handlungsfähigkeit erfasst – was auch heute schon ohne Idealvertragswerk für den Steuerer möglich ist

Werkzeuge

4-Quadranten-Modell
Standard-Vertragsanalyse

Detailliertes Programm Tag 1

09:00 Uhr
Diskussion

Diskussion Funktions- und Leistungsmodell – zur Wiederholung bzw. zur Einführung
Akzentuierung der vier Kern-Elemente:
o Planung & Implementierung
o Disposition & Freigabe
o Kontrolle & Stichprobe
o Abnahme

10:00 Uhr
Basics: Das 4-Quadrantenmodell in der Anwendung – Produktisierung von Dienstleistung, die eben nicht „anfassbar“ ist

Herleitung & Praxisbeispiel
Diskussion: Produktisierung - wie Dienstleistung einfach produktisier- und damit messbar wird

10:45 Uhr
Zeit für Kaffee

11:00 Uhr
Rechtliche Grundlagen

Werkvertragsgesetzt BGB
Mindestlohngesetz MiLog
Entsendegesetz EntG

12:00 Uhr
Vertragsanalyse IST & neue Vertragsstruktur

gängige Musterverträge in der Analyse
Steuerungslücken der vertragswirksamen Anlagen
Struktur des neuen Leistungsvertrages, Aufbau und Intention

12:45 Uhr
Gemeinsame Mittagspause

13:45 Uhr
Diskussion: Wie sehen die Verträge der Teilnehmer aus?

gängige Musterverträge in der Analyse
Steuerungslücken der vertragswirksamen Anlagen

14:15 Uhr
Mindestanforderungen an moderne Vertragswerke

neue Vertragsstruktur i2fm
gemeinsam Mindestanforderungen bestimmen

15:30 Uhr
Zeit für Kaffee

15:45 Uhr
Die Basisverständnisse der Leistungsvereinbarung

Wie man die Basismodelle in ein Vertragswerk bekommt

16:15 Uhr
Der neue Vertrag und das neue Sicherstellungsverfahren

17:00 Uhr
Ende des zweiten Seminartages

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Tag 3: Verträge und Leistungen steuern

20.10.2022, Online
9.00 – 17.00 Uhr

Wie bekomme ich alles, was vertraglich vereinbart ist – und zwar so wie es vereinbart ist? Wie kann ich das steuern?

In Verträgen und LVs sind die erforderlichen Leistungsergebnisse ausführlich und werkvertraglich beschrieben. Wie viele stellen im Alltag aber dann fest, dass Vereinbarung und erlebte Praxis auseinanderzuklaffen scheinen. Ist damit der Vertrag das Papier nicht wert, auf dem er steht? Auch wenn es keiner gerne zugibt, aber nicht selten haben Auftraggeberorganisationen ein Gefühl der Hilflosigkeit und die äußert sich dann in Eskalation und Reibung.

Wie es richtig geht: Zur Sicherstellung des rechts-, bedarfs- und anforderungskonformen Infrastrukturbetriebs braucht es über den gesamten Ablaufprozess der Leistungsentstehung Transparenz und Steuerungspräsenz. Dann ist man zu jedem Zeitpunkt verfügbarkeits-, revisions- und rechtssicher. Dieses Umdenken steht im Zentrum des Seminars „Verträge & Leistungen steuern“.

Das nehmen Sie von diesem Tag mit:

Erfassung von Dienstleistungswerten beherrscht (Stichwort 4-Quadranten-Modell) – wie man eine „flüchtige“ Regelleistung trotz Sichtbarkeitsmangel greifbar und steuerbar macht
Vollständige Leistungsverteilung verstanden – warum Dienstleistung durch ein erzieltes Ergebnis längst nicht vollständig erbracht sein muss
Wesentliche Steuerungselemente erkannt – welches die wirklich relevanten Punkte im Prozessverlauf der Leistungserbringung sind, an denen ich präsent sein muss
Die Unschärfen der eigenen Vertragswerke erkannt – warum die wesentlichen Elemente der Steuerung in den gängigen Verträgen nicht verankert sind und was man dagegen tun kann
Vereinbarungsverständnis verinnerlicht – wie man über die normalen juristischen und leistungsbeschreibenden Elemente klassischer Werkverträge hinaus das „WIE“ der Leistungserbringung regelt
Hürde bearbeitet – wie man auch in bestehenden Verträgen für ein neues Leistungsverständnis sorgen kann
Neue Vertragsinhalte durchgearbeitet – wie die Vereinbarung der Zukunft tätsächlich aussieht und was daran den erhöhten Nutzen für beide Seiten ausmacht
Sofortige Handlungsfähigkeit erfasst – was auch heute schon ohne Idealvertragswerk für den Steuerer möglich ist