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25. bis 29. Juli 2022 | 5 Seminartage mit Rahmenprogramm in Oberhausen

DLS Sommerakademie: Die Dienstleistungssteuerung & die Sommerfrische

Sommerakademie Dienstleistungssteuerung

Sommer im Ruhrgebiet – das heißt Seele baumeln lassen am oder im Rhein-Herne-Kanal, Klettern im Landschaftspark Nord, abendliche Spaziergänge über die Zeche Zollverein und natürlich ist Grillsaison!

Bei soviel Entspannung fällt Lernen, Umdenken und Andersmachen ganz besonders leicht. Wir verbinden in diesem Jahr unser Trainingsprogramm Dienstleistungssteuerung mit der großen Sommerfrische.

Denn Dienstleistungssteuerung präventiv, also richtig gemacht, führt nachhaltig zu mehr Entspannung, weniger Reibung, mehr Leistung, wie benötigt und bestellt und weniger Kostendruck.
Sind Sie dabei?

25. bis 29. Juli 2022
5 Seminartage mit Rahmenprogramm in Oberhausen

Wir freuen uns auf Sie.

Holger Knuf

Peter Brach

Nils Boehm

Frank Werker

Katja Mueller-Westing

Tag 1: Grundlagen der Präventivsteuerung

25.07.2022, Oberhausen
9.00 – 17.15 Uhr
Abends: Blick hinter die Kulissen des Centros

Ein hoher Outsourcinggrad an Facility Services ist heute normal. Für die, die auf der Auftraggeberseite diese Dienstleistungen steuern sollen, ist das oft mit Streit, Eskalation und Schwarzem-Peter-Spiel verbunden. Das kann bis zum Burn-out gehen. Dabei könnte es so einfach sein, einfach, fair, präventiv. Und das heißt: vorher sicherstellen, dass Leistung kommt, wie sie benötigt und vereinbart ist. Mit reaktiven Ansätzen – auch genannt Hinterherlaufen und sich-zu-Grunde-kontrollieren – hat das rein gar nichts mehr zu tun. Machen Sie es sich leichter und hören Sie einfach auf, bares Geld zu verbrennen. Denn das passiert, wenn nicht oder falsch gesteuert wird.

Das nehmen Sie von diesem Tag mit:

  • Auswirkung berechnet, was Nicht-Steuern Jahr für Jahr und Leistungssegment für
    Leistungssegment tatsächlich an Geld kostet
  • Funktionen geklärt – wie arbeiten Dienstleistungssteuerer DLS, Objektmanager OM und Facility Services Manager FSM zusammen, wer trägt welche Verantwortung, wer hat welche Aufgaben
  • Umsetzungsfähigkeit des Leistungsmodells erkannt: Art und Weise jedes Leistungsablaufs, die immer vorkommenden Elemente des Leistungsablaufs und ihre Bedeutung im Zusammenspiel von DLS, OM und FSM
  • Klarheit für den Weg zum präventiven Sichersteller – nie mehr Hinterherlaufen!
Werkzeuge

Verschwendungsrechner

Detailliertes Programm Tag 1
09:00 Uhr
Zur Begrüßung: Worum geht es eigentlich beim effizienten Betrieb?

  • Ankommen, Vorstellen, Erwartungen
  • Diskussion zum Zustand der aktuellen Betriebssituation auf den Standorten der Anwesenden: Worum geht es eigentlich bei der Organisation eines effizienten Betriebs?

10:30 Uhr
Zeit für Kaffee

10:45 Uhr
Wirkungsberechnung von Verschwendung und deren Größenordnung Vollkosten- und Betriebskostenaufschlüsselung, Beeinflussbarkeiten

  • Das Tool: Verschwendungsrechner
  • Sicherstellungsfunktion als zentrale Herausforderungen der Steuerung Darstellung und Konsequenz der „Black-Box“ der
  • Dienstleistungssteuerung

11:45 Uhr
Das Funktionsmodell – wer verantwortet was!

  • DLS, OM, FSM: Wer trägt auf jeder einzelnen Funktionsebene welche Verantwortung
  • Herleitung der Funktionsebenen im FM und deren Verantwortungsbereiche
  • Basismodelle des Facility Managements

12:45 Uhr
Gemeinsame Mittagspause

13:45 Uhr
Aufgabensammlung DLS und OM im IST

  • Workshop, in dem alle Teilnehmer:innen ihre täglichen Aufgaben und Tätigkeiten sammeln – diese werden später gemeinsam auf das Leistungsmodell zugeordnet
  • Auf dieser Basis entsteht in jedem Seminar der größte Moment des Augenöffnens für bislang nicht sichtbare Schieflagen, Lücken und sonstige Fußangeln, die die Zusammenarbeit behindern

14:00 Uhr
Das Leistungsmodell – Herleitung des vollständigen Leistungsmodells als Darstellung eines standardisierten Leistungsablaufs | Teil 1

  • DLS, OM, FSM: Wer trägt auf jeder einzelnen Funktionsebene welche Verantwortung
  • Der neue Standard des Leistungsmodells hat 5 zentrale Elemente mit entscheidender Hebelwirkung für den Regelbetrieb:
    o Planung & Implementierung
    o Disposition & Freigabe
    o Kontrolle & Stichprobe
    o Abnahme
  • Darstellung auf welche Art und Weise jede Leistung abläuft, welche einzelnen Elemente in immer derselben Reihenfolge vorkommen und wie sie
    zusammenhängen

15:30 Uhr
Zeit für Kaffee

15:45 Uhr
Das Leistungsmodell – Herleitung des vollständigen Leistungsmodells als Darstellung eines standardisierten Leistungsablaufs | Teil 2

17:15 Uhr
Übergang zum Abendprogramm

Am Abend machen wir einen kleinen Bummel zu Oberhausens berühmtem Einkaufszentrum, dem Centro. Und wie es sich für Dienstleistungssteuerer gehört, werfen wir natürlich einen Blick hinter die Kulissen in Sachen Betrieb.

Anschließend flanieren wir weiter zum Rhein-Herne-Kanal, wo das Team vom i2fm schon den Grill angeworfen hat mit allerhand Leckereien. Da ist vom Fleischesser zum Vegetarier für jeden Geschmack etwas dabei. So lassen wir den ersten Tag gemeinsam ausklingen.

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Wo sonst Sting, Revolverheld oder Mario Barth das große Publikum begeistern, bekommen wir  nach dem Seminartag eine persönliche Führung durch die Rudolf-Weber-ARENA, und werfen einen Blick hinter die Kulissen von Oberhausens berühmtem Einkaufszentrum, dem Centro. Dann essen wir gemeinsam zu Abend.

Tag 2: Der Vertrag als Steuerungsinstrument

26.07.2022, Oberhausen
9.00 – 17.00 Uhr
Abends: Besichtigung des neuen Officekonzepts von Thyssen Krupp

In Verträgen und LVs sind die erforderlichen Leistungsergebnisse ausführlich und werkvertraglich beschrieben. Wie viele stellen im Alltag aber dann fest, dass Vereinbarung und erlebte Praxis auseinanderzuklaffen scheinen. Ist damit der Vertrag das Papier nicht wert, auf dem er steht? Auch wenn es keiner gerne zugibt, aber nicht selten haben Auftraggeberorganisationen ein Gefühl der Hilflosigkeit und die äußert sich dann in Eskalation und Reibung.

Das nehmen Sie von diesem Tag mit:

  • Alle wesentlichen Steuerungselemente sind geklärt
  • Erfassung von Dienstleistungswerten mit dem 4-Quadranten-Modell: wie man eine „flüchtige“ Regelleistung greifbar und steuerbar macht
  • Neue Vertragsinhalte durchgearbeitet – wie die Vereinbarung der Zukunft tätsächlich aussieht und was daran den erhöhten Nutzen für beide Seiten ausmacht
  • Sofortige Handlungsfähigkeit erfasst – was auch heute schon ohne Idealvertragswerk für den Steuerer möglich ist
Werkzeuge

4-Quadranten-Modell
Standard-Vertragsanalyse

Detailliertes Programm Tag 2

09:00 Uhr
Begrüßung: Worum geht es eigentlich beim effizienten Betrieb?

  • Ankommen, Vorstellen, Erwartungen
  • Diskussion Funktions- und Leistungsmodell & Akzentuierung der vier Kern-Elemente:
    o Planung & Implementierung
    o Disposition & Freigabe
    o Kontrolle & Stichprobe
    o Abnahme

10:00 Uhr
Basics: Das 4-Quadrantenmodell in der Anwendung – Produktisierung von Dienstleistung, die eben nicht „anfassbar“ ist

  • Herleitung & Praxisbeispiel
  • Diskussion: Produktisierung - wie Dienstleistung einfach produktisier- und damit messbar wird

10:45 Uhr
Zeit für Kaffee

11:00 Uhr
Rechtliche Grundlagen

  • Werkvertragsgesetzt BGB
  • Mindestlohngesetz MiLog
  • Entsendegesetz EntG

12:00 Uhr
Vertragsanalyse IST & neue Vertragsstruktur

  • gängige Musterverträge in der Analyse
  • Steuerungslücken der vertragswirksamen Anlagen
  • Struktur des neuen Leistungsvertrages, Aufbau und Intention

12:45 Uhr
Gemeinsame Mittagspause

13:45 Uhr
Diskussion: Wie sehen die Verträge der Teilnehmer aus?

14:15 Uhr
Mindestanforderungen an moderne Vertragswerke

  • neue Vertragsstruktur i2fm
  • gemeinsam Mindestanforderungen bestimmen

15:30 Uhr
Zeit für Kaffee

15:45 Uhr
Die Basisverständnisse der Leistungsvereinbarung

  • Wie man die Basismodelle in ein Vertragswerk bekommt

16:15 Uhr
Der neue Vertrag und das neue Sicherstellungsverfahren

17:00 Uhr
Übergang zum Abendprogramm

Am Abend besichtigen wir das neue Officekonzept von Thyssen Krupp.

Hier stehen noch zwei, drei weitere Sätze – aber im Moment noch Blindtext. Hier stehen noch zwei, drei weitere Sätze – aber im Moment noch Blindtext. Hier stehen noch zwei, drei weitere Sätze – aber im Moment noch Blindtext.

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Nach dem zweiten Seminartag freuen wir uns sehr, dass Stefan Wolter, Head of Global Real Estate Management bei der thyssenkrupp Group, uns höchstpersönlich den Campus und das neue Officekonzept des thyssenkrupp Headquarters zeigt. Anschließend laden wir ihn und Sie zu einem Bummel über Essens schönste Ausgehmeile ein - die Rüttenscheider Straße - um bei einem Imbiss den Abend ausklingen zu lassen. 

Tag 3: Verfahrensorientierung und Leistungssteuerun

27.07.2022, Oberhausen
9.00 – 17.00 Uhr
Abends: Landschaftspark Nord, Duisburg

Zur Sicherstellung des rechts-, bedarfs- und anforderungskonformen Infrastrukturbetriebs braucht es über den gesamten Ablaufprozess der Leistungsentstehung Transparenz und Steuerungspräsenz. Dann ist man zu jedem Zeitpunkt verfügbarkeits-, revisions- und rechtssicher. Dieses Umdenken steht im Zentrum des Seminars. Die Werkzeuge dafür zeigen wir Ihnen an diesem Seminartag.

Das nehmen Sie von diesem Tag mit:

  • Alle wesentlichen Knackpunkte der LEISTUNGSPLANUNG sind geklärt
  • Entlang eines Ablaufschemas beherrschen Sie im Anschluss an diesen Seminartag
    o den LEISTUNGSABRUF
    o die FREIGABE der ARBEITSVORBEREITUNG
    o das STICHPROBENVERFAHREN auf Leistungserbringung und Leistungskontrollen des Dienstleisters
    o die Vorgaben an die DOKUMENTATION
    o und natürlich ein vollständiges ABNAHMEVERFAHREN
Werkzeuge

Checkliste zur Abnahme von Facility Services
Stichprobenverfahren
Dokumentenbaum mit Mindestanforderungen an die Dokumentation

Detailliertes Programm Tag 3

09:00 Uhr
Gemeinsames Rekapitulieren des Leistungsmodells – mit der Erfordernis, daraus einen Prozess zu generieren

09:30 Uhr
Verfahrensklärung LEISTUNGSPLANUNG

  • Die wesentliche Knackpunkte der Leistungsplanung
  • Zeiterfassung und Zeitkategorien
  • Ressourcenplanung nach 4 Quadranten

10:00 Uhr
Verfahrensklärung LEISTUNGSABRUF

  • Abruflogik & Abrufkriterien
  • Darstellung des Helpdeskverfahrens

10:30 Uhr
Zeit für Kaffee

10:45 Uhr
Verfahrensklärung ARBEITSVORBEREITUNG & FREIGABE

  • Die wesentliche Knackpunkte bei der Arbeitsvorbereitung und Freigabe

11:45 Uhr
Verfahrensklärung LEISTUNGSERBRINGUNG & KONTROLLE

  • Protokollierung, Leistungsscheine, Kontrollverfahren

12:30 Uhr
Gemeinsame Mittagspause

13:30 Uhr
Verfahrenklärung DOKUMENTATION

  • Was eine vollständige Dokumentation ausmacht

14:15 Uhr
Verfahrensklärung STICHPROBEN

  • Unterschiede Kontrolle vs. Stichproben
  • Das Kontrollkonzept des Dienstleisters
  • Aufbau und Struktur einer Stichprobe
  • Dokumentation und Auswertung

15:00 Uhr
Verfahrensklärung ABNAHMEVERFAHREN

  • Aufbau und Struktur einer ABNAHME
  • Mindestanforderungen an Abnahmen
  • Knackpunkte von Abnahmen
  • Schlichtung und Minderung

15:30 Uhr
Zeit für Kaffee

15:45 Uhr
Verfahrensklärung Monitoring

  • Aufbau und Struktur des MONITORINGS
  • Klärung der erforderlichen KPIs
  • Dashboard-Darstellungen

16:15 Uhr
Was sind die wesentlichen Knackpunkte von Stichproben & Kontrollen?

17:00 Uhr
Übergang zum Abendprogramm

Und abends:
Ab zum Werksschwimmbad auf dem UNESCO-Welterbe Zollverein, Essen. Vor einer der beeindruckendsten Industriekulissen der Welt ins kühle Nass springen? Das geht in Essen auf Zollverein. Für das leibliche Wohl sorgen wir anschließend natürlich auch.

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Ruhrgebiet, das heißt beeindruckende Industriekulisse: Innerhalb von zwei Jahrzehnten wandelte sich mit dem heutigen Landschaftspark Nord ein stillgelegtes Hüttenwerk in eine Großstadtoase. Die millionenfach fotografierte Hochofenkulisse ist heute eine weltweit bekannte Natur- und Kulturlandschaft - Tauchen, Klettern, Open-Air-Kino, Lichtkunst, all das finden Sie im Landschaftspark. Ingo Dämgen, dem als Kenner der Ruhrgebietskultur kaum jemand das Wasser reichen kann, begleitet uns und erzählt tüchtig Dönnekes.

Tag 4: Präventive Leistungssteuerung von Anfang an in Ausschreibung & Implementierung

28.07.2022, Oberhausen
9.00 – 16.00 Uhr
Abends: Klettern im Klettergarten am Gasometer

Unsere Ausschreibungselemente umfassen wesentlich mehr und vor allem auch andere Elemente: Natürlich fassen wir auch das eigentliche Leistungsverzeichnis an. Denn die gängige Vorgehensweise hat uns diesbezüglich noch nie überzeugt. Nie konnte man auf einen Blick erfassen, wie aufwändig der gesamte Betrieb einer spezifischen Anlage war oder wieviel Wartungen in Summe anfallen. Alles wird immer versteckt in unendlich langen Listen. Das geht auch anders.

Das nehmen Sie von diesem Tag mit:

  • Steuermechanismen der Qualitätsentstehung erkannt und als Hebel der Dienstleistungssteuerung greifbar
  • Kalkulation von Leistungen ist durchdrungen
  • Ausschreibungen können danach aufgesetzt werden und führen zu einem wirklichen Vergleich echter Preis-Leistungsmodelle, und nicht nur von Preisen
Werkzeuge

Leistungsbeschreibungen
Kalkulationsunterlagen
Bieterbewertung

Detailliertes Programm Tag 4

09:00 Uhr
Gemeinsames Rekapitulieren der bisherigen Inhalte

10:30 Uhr
Leistungsbeschreibungen Teil 1

  • Leistungsbeschreibungen
  • Ausschreibungsunterlagenerstellung & Ausschreibungsprozess

11:15 Uhr
Zeit für Kaffee

11:30 Uhr
LV und Ausschreibung - Teil 2

  • asdf

12:30 Uhr
Gemeinsame Mittagspause

13:30 Uhr
Wie eine Ausschreibung kalkuliert wird

  • Rekurs 4-Quadrantenmodell
  • Kalkulationsvorlagen und Kalkulationselemente
  • Kritische Würdigung marktüblicher Kalkulationen & Praxisabgleich

15:00 Uhr
Zeit für Kaffee

15:15 Uhr
Bieterbewertung

  • asdf

15:45 Uhr
Die Implementierung

  • Planung
  • Vorbereitung
  • Durchführung
  • Controlling
  • Audits
  • Dokumentation

16:45 Uhr
Kritische Würdigung des Seminartags

17:00 Uhr
Übergang zum Abendprogramm

Und abends:
Klettern im Tree to Tree am Gasometer ? Hier stehen noch zwei, drei weitere Sätze – aber im Moment noch Blindtext. Hier stehen noch zwei, drei weitere Sätze – aber im Moment noch Blindtext. Hier stehen noch zwei, drei weitere Sätze – aber im Moment noch Blindtext.

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"Hätte nie gedacht, dass das Ruhrgebiet so grün ist." Wir hoffen, dass wir das auch von Ihnen bald hören, wenn wir in die Höhe gehen. Der Klettergarten von Tree 2 Tree liegt nicht nur am Fuße des Gasometers Oberhausen, sondern eben auch direkt neben unserem Büro. Beim Teambuilding erfreuen sich Klettergärten großer Beliebtheit und spätestens ab Tag 4 ist aus der Sommerakademie sicher schon eine verschworene Gemeinschaft von Dienstleistungssteuerern geworden. Und natürlich runden wir auch diesen Abend mit einem gemeinsamen Essen ab.

Tag 5: Das smarte Servicekonzept – bestellen, was wirklich gebraucht wird

29.07.2022, Oberhausen
9.00 – 12.45 Uhr
Mittags: Die beste Currywurst der Stadt mit dem Team des i2fm

Ganz zum Schluss geht es ums Kosten steuern! Der maßgebliche Hebel dazu liegt in der Häufigkeit, in der ein Service erbracht wird. Kosten zu steuern heißt, diese Häufigkeit anzupassen, wo es notwendig und gemäß Vertrag möglich ist. Und natürlich wo die so entstehende Qualität auch mit dem Nutzer abgestimmt wird! Und welche Services braucht man eigentlich wirklich? An welchen „Serviceempfängern“? Und gilt das für alle „Serviceempfänger“ (was ist das überhaupt?!) gleichermaßen? Antworten auf diese Fragen zu finden und die Lösungen transparent und nachvollziehbar umzusetzen – das verstehen wir unter „smarter Kostensteuerung“.

Das nehmen Sie von diesem Tag mit:

  • Strukturierung aller Serviceempfänger (Nutzer, Organisation, Objekte, Anlagen, Flächen) aus Betriebssicht dargestellt und erläutert
  • Handhabung der Servicematrix geklärt und damit die Erstellung eines individuellen Servicekonzeptes ermöglicht
  • Methodik von der Servicematrix zur Leistungsbeschreibung und zur Ausschreibung dargelegt
  • Implementierungsfahrplan zur Umsetzung geklärt
Werkzeuge

Servicematrix

Detailliertes Programm Tag 5

09:00 Uhr
Begrüßung und thematischer Einstieg

09:15 Uhr
Kostensenkung nur durch intelligente Servicekonzeption - die Servicematrix

  • Aufbau und Struktur einer standardisierbaren Serviceliste auf der X-Achse und der standardisierbaren Liste der Serviceempfänger auf der Y-Achse

10:30 Uhr Uhr
Diskussion zur Standardisierungsfähigkeit der Achsen

11:00 Uhr
Zeit für Kaffee

11:15 Uhr
Wie eine Servicematrix verwendet wird und man ein Servicekonzept erhält

  • Füllen der Servicmatrix
  • Festlegung von Servicelevel und Qualitäten
  • Umsetzung in Turni und Frequenzen
  • Objekt- , Standort- und Portfolioerfassung
  • die Aufwandstreiber und die Should-Cost-List

12:45 Uhr
Offizieller Abschluss der DLS Sommerakademie 2022

Zum Abschluss mittags:
Sag zum Abschied leise Glück auf. Wir treffen uns zu einem letzten kleinen Mittagsimbiss auf der Sonnenterrasse des Instituts mit dem Team des i2fm.

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Mittags heißt es dann leider, sag zum Abschied leise Glück auf. Aber ohne die von Herbert Grönemeyer himself besungene Currywurst, können wir Sie natürlich nicht fahren lassen. Zwar kommt Oberhausens beste Currywurst vom Metzger aus dem Sauerland, aber wir sind halt ein Melting Pot. Das sehen wir nicht so eng.

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Facts & Figures in der DLS

Das Original von den Erfindern des Funktions- und Leistungsmodells

Kunden, die mit präventiver Dienstleistungsteuerung arbeiten

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