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Livestream DLS 1: Verträge & Leistungen steuern

Tag 1 – Grundlagen der Präventivsteuerung

Ein hoher Outsourcinggrad an Facility Services ist heute normal. Aber wenn Sie die fragen, die auf der Auftraggeberseite diese Dienstleistungen steuern sollen, dann ist das oft mit Streit, Eskalation und Schwarzem-Peter-Spiel verbunden – das kann bis zum Burn-out gehen. Dabei könnte es so einfach sein – und fair – und präventiv eben. Präventiv steuern, das heißt: vorher sicherstellen, dass Leistung kommt, wie sie benötigt und vereinbart ist. Mit reaktiven Ansätzen – auch genannt Hinterherlaufen und sich-zu-Grunde-kontrollieren – hat das rein gar nichts mehr zu tun. Machen Sie es sich leichter und hören Sie einfach auf, bares Geld zu verbrennen. Das passiert nämlich wenn nicht oder falsch gesteuert wird.

 

Ergebnisziele

  • Klarheit und Notwendigkeit erarbeitet, welchen Veränderungen und Entwicklungen sich Steuerer stellen müssen
  • Auswirkung berechnet, was Nicht-Steuern Jahr für Jahr und Leistungssegment für Leistungssegment tatsächlich an Geld kostet
  • Funktionen verstanden – DLS, OM, FSM: Wer auf jeder einzelnen Funktionsebene welche Verantwortung trägt
  • Basismodelle des FM kennengelernt und wie das hilft, Präventivsteuerung in der eigenen Organisation umsetzen zu können
  • Leistungsablauf verinnerlicht, auf welche Art und Weise jede Leistung abläuft, welche einzelnen Elemente in immer derselben Reihenfolge vorkommen und welche Bedeutung die einzelnen Elemente im Zusammenspiel wirklich haben
  • Klarheit für den Weg vom reaktiven Kontrollierer zum präventiven Sichersteller!

 

Tag 2 & 3 – Verträge und Leistungen steuern

Wie bekomme ich alles, was vertraglich vereinbart ist – und zwar so wie es vereinbart ist? Wie kann ich das steuern?

In Verträgen und LVs sind die erforderlichen Leistungsergebnisse ausführlich und werkvertraglich beschrieben. Wie viele stellen im Alltag aber dann fest, dass Vereinbarung und erlebte Praxis auseinanderzuklaffen scheinen. Ist damit der Vertrag das Papier nicht wert, auf dem er steht? Auch wenn es keiner gerne zugibt, aber nicht selten haben Auftraggeberorganisationen ein Gefühl der Hilflosigkeit und die äußert sich dann in Eskalation und Reibung.

Wie es richtig geht: Zur Sicherstellung des rechts-, bedarfs- und anforderungskonformen Infrastrukturbetriebs braucht es über den gesamten Ablaufprozess der Leistungsentstehung Transparenz und Steuerungspräsenz. Dann ist man zu jedem Zeitpunkt verfügbarkeits-, revisions- und rechtssicher. Dieses Umdenken steht im Zentrum des Seminars „Verträge & Leistungen steuern“.

 

Ergebnisziele

  • Erfassung von Dienstleistungswerten beherrscht (Stichwort 4-Quadranten-Modell) – wie man eine „flüchtige“ Regelleistung trotz Sichtbarkeitsmangel greifbar und steuerbar macht
  • Vollständige Leistungsverteilung verstanden – warum Dienstleistung durch ein erzieltes Ergebnis längst nicht vollständig erbracht sein muss
  • Wesentliche Steuerungselemente erkannt – welches die wirklich relevanten Punkte im Prozessverlauf der Leistungserbringung sind, an denen ich präsent sein muss
  • Die Unschärfen der eigenen Vertragswerke erkannt – warum die wesentlichen Elemente der Steuerung in den gängigen Verträgen nicht verankert sind und was man dagegen tun kann
  • Vereinbarungsverständnis verinnerlicht – wie man über die normalen juristischen und leistungsbeschreibenden Elemente klassischer Werkverträge hinaus das „WIE“ der Leistungserbringung regelt
  • Hürde bearbeitet – wie man auch in bestehenden Verträgen für ein neues Leistungsverständnis sorgen kann
  • Neue Vertragsinhalte durchgearbeitet – wie die Vereinbarung der Zukunft tätsächlich aussieht und was daran den erhöhten Nutzen für beide Seiten ausmacht
  • Sofortige Handlungsfähigkeit erfasst – was auch heute schon ohne Idealvertragswerk für den Steuerer möglich ist

Agenda

Tag 1

09:30 Uhr | Begrüßung
Ankommen, Vorstellen und Erwartungen

  • Soziogramme – die Teilnehmer positionieren sich im Raum hinsichtlich Erwartung, Motivation, Background und stellen sich dabei einander vor
  • Diskussion zum Zustand der aktuellen Betriebssituation auf Standorten

10:30 Uhr | Input & Diskussion im Plenum

  • Wirkungsberechnung von Verschwendung und deren Größenordnung
    Vollkosten- und Betriebskostenaufschlüsselung, Beeinflussbarkeiten
  • Sicherstellungsfunktion als zentrale Herausforderungen der Steuerung
    Darstellung und Konsequenz der „Black-Box“ der Dienstleistungssteuerung

11:00 Uhr | Input
DLS, OM, FSM: Wer trägt auf jeder einzelnen Funktionsebene welche Verantwortung

  • Herleitung der Funktionsebenen im FM und deren Verantwortungsbereiche
  • Basismodelle des Facility Managements

12:00 Uhr | Workshop
Erarbeitung der eigenen Tätigkeitsschwerpunkte und Aufgaben

  • Durch die Zuordnung der eigenen Tätigkeiten wird ad hoc sichtbar, wo Tätigkeiten und Aufgaben in Schieflage sind, weil sie in der Praxis bisher falsch zugeordnet waren

12.45 Uhr | gemeinsame Mittagspause

13:45 Uhr | Input
Herleitung des vollständigen Leistungsmodells als Darstellung eines standardisierten Leistungsablaufs

  • Der neue Standard des Leistungsmodells hat 5 zentrale Elemente mit entscheidender Hebelwirkung für den Regelbetrieb:
    • Implementierung
    • Disposition
    • Freigabe
    • Kontrolle & Stichprobe
    • Abnahme
  • Darstellung auf welche Art und Weise jede Leistung abläuft, welche einzelnen Elemente in immer derselben Reihenfolge vorkommen und wie sie zusammenhängen

15:15 Uhr | Workshop
Zuordnung der eigenen Aufgaben zur neu entstandenen Funktions-Leistungsmatrix

16:45 Uhr | Abschluss im Plenum
Vereinbarung von Veränderungsnotwendigkeiten als Ergebnis der Neuzuordnung der eigenen IST-Leistungen

17:30 Uhr | Ende des ersten Seminartags

 

Tag 2

09:00 Uhr | Begrüßung
Ankommen, Vorstellen und Erwartungen

  • Diskussion Funktions- und Leistungsmodell – zur Wiederholung bzw. zur Einführung
  • Akzentuierung der vier Kern-Elemente:
    • Planung & Implementierung
    • Disposition & Freigabe
    • Kontrolle & Stichprobe
    • Abnahme

10:00 Uhr | Kleine Gruppenarbeit
Was vom Funktions- und Leistungsmodell im Tagesgeschäft bereits umgesetzt ist

10:30 Uhr | Kaffeepause

10:45 Uhr | Input
Basics: Das 4-Quadrantenmodell in der Anwendung – Produktisierung von Dienstleistung, die eben nicht „anfassbar“ ist

  • Herleitung & Praxisbeispiel
  • Diskussion: Zielentwicklung – was sind die wesentlichen Ziele des FM und wie ist das für die Dienstleistungssteuerung relevant?

11:15 Uhr | Workshop
Messbarkeit

  • Wie wird die Zielerreichung messbar?

12:30 Uhr | gemeinsame Mittagspause

13:30 Uhr | Input
Vertragsanalyse IST

  • gängige Musterverträge in der Analyse
  • Steuerungslücken der vertragswirksamen Anlagen

14:00 Uhr | Workshop
Integration von Dienstleistungssteuerung, ohne dass es im Vertrag steht

15:00 Uhr | Kaffeepause

15:15 Uhr | Input & Diskussion im Plenum
Die Basisverständnisse der Leistungsvereinbarung

  • Rollenverständnis und Leistungserbringungsverständnis
  • Verständnis des Preis-Leistungsverhältnisses
  • Toleranzschwellen, Transparenz und Malus

16:30 Uhr | Abschluss im Plenum

16:45 Uhr | Ende des zweiten Seminartages

 

Tag 3

09:00 Uhr | Begrüßung
Gemeinsames Rekapitulieren des 1. Seminartages

  • Fokus: Die neuen Basisverständnisse der Leistungserbringung

09:30 Uhr | Input
Ready-for-Take-Off Methodik

  • Die Implementierungsphase nach dem Prinzip der Präventivsteuerung gut gestalten
    • Vorstellung der Ready-for-Take-Off-Checkliste (RFT-Checkliste) zur Implementierung eines Dienstleisters

10:00 Uhr | Umsetzungs-Simulation I
Anwendung der RFT-Checkliste: Umsetzungsplan der Reimplementierung

11:15 Uhr | Kaffeepause

11:30 Uhr | Input
Disposition und Qualitätsmanagement

  • Mit der Plausibilisierung der Disposition des Dienstleisters vertragskonforme Leistungserbringung und Qualität steuern
  • Vorstellung Checkliste zur Prüfung der Disposition

12:00 Uhr | Umsetzungs-Simulation II
Erarbeitung eines Umsetzungsplans für Disposition und Qualitätsmanagement

13:00 Uhr | gemeinsame Mittagspause

14:00 Uhr | Input
Kontrolle & Stichproben

  • Schieflagen beenden:
    • Kontrollen = Dienstleisteraufgabe
    • Stichprobe = Auftraggeberpflicht
  • Werkzeuge zur Durchführung von Stichproben

14:30 Uhr | Umsetzungs-Simulation III
Erarbeitung eines Umsetzungsplans für Disposition und Qualitätsmanagement

15:15 Uhr | Input
Abnahme

  • Werkvertragsrecht: Auftraggeberpflicht Abnahme
  • Werkzeug: Abnahmetabelle

15:45 Uhr | Diskussion
Erarbeitung eines Umsetzungsplans zur Festigung der vier Kernelemente im Tagesgeschäft der Seminarteilnehmer

16:15 Uhr | Marktplatz
Darstellung der Ergebnisse des ersten und zweiten Seminartages & Abschlussdiskussion

16:45 Uhr | Verabschiedung der Teilnehmer

Anmeldung / Anfrage

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