Was tun, wenn der Dienstleister mit dem Budget nicht mehr zurechtkommt? Einfach Geld auf das Problem werfen? Oder gemeinsam klären, woran es liegt, woher der Mehraufwand kommt, ob die Leistungen so tatsächlich nötig sind? Klingt besser? Ja, bedeutet aber, dass man etwas zum Abgleich und zum Steuern braucht. Ein Interview mit Silke Felkl, Syndikusrechtsanwältin Real Estate bei Vodafone, wie man das in den Griff bekommt.
Mehr Präzision, weniger Nachtrag
Sehr geehrte Frau Felkl, Sie arbeiten als Juristin im Property-Bereich von Vodafone – wofür sind Sie zuständig?
Silke Felkl: Unter anderem für rechtliche Fragen in Hinblick auf die Mietverhältnisse von Vodafone. Wir haben Mustermietverträge entwickelt, die unsere Dienstleister draußen „an den Mann“ bringen müssen. Das heißt, unsere Dienstleister versuchen überall dort Mietverträge abzuschließen und zu managen, wo wir auf Dächern und Freiflächen unsere Antenne aufstellen.
Unser Mustermietvertrag hilft, dass die für uns neuralgischen Punkte eingehalten werden, aber jeder Eigentümer hat eigene Vorstellungen. Abweichungen werden dann von uns bewertet, ob sie unseren rechtlichen Ansprüchen genügen.
Es gibt in unserem Bereich die Antennen-, Shop- und Büromietverträge. Ich bin für die Büro- und Antennenmietverträge zuständig.
Von wie vielen Antennenmietverträgen reden wir da?
Silke Felkl: Bei den Antennen müssten das um die 26.000 Standorte sein.
Wie unterscheiden sich die Verträge für Antennen und Büros?
Silke Felkl: Bei Antennenmietverträgen brauchen wir eine recht lange und sichere Laufzeit, da wir dort hohe Investitionen tätigen. Bei den angemieteten Büros kann das zwar auch sein – zum Beispiel, wenn wir einen größeren Umbau vornehmen – aber da ist es eher ein Miteinander mit dem Eigentümer des Gebäudes, der seine Flächen vermieten möchte. Er hat deutlich mehr Interesse daran, die Flächen attraktiv zu machen. Der Eigentümer eines Dachstandortes wird sich vielmehr fragen, ob es sich für ihn tatsächlich auszahlt, wenn er eine Antenne auf das Dach stellt oder ob Nachteile für sein Gebäude entstehen. Dementsprechend ist unsere Rolle als Mieter eine andere.
Sie setzen gerade die Steuerung des extern vergebenen Vertragsmanagements neu auf. Wie läuft das?
Silke Felkl: Die Technik vergibt den Dienstleistungsauftrag an Dritte und wir als Juristen im Property-Bereich unterstützen. Wir hatten bis Ende letzten Jahres das Gefühl, dass wir keine ausreichenden Werkzeuge in der Hand haben, um unseren externen Dienstleister zu steuern.
Dass uns Steuerungsinstrumente fehlen, ist vor allem im Austausch mit den Kollegen aus dem Facility Management deutlich geworden. So fing dann alles an.
Zuerst dachten wir, man könne die Vergabe und Steuerung der Gebäudereinigung nicht mit dem Entwickeln eines gesetzeskonformen Vertrags vergleichen. Damit haben wir uns selber gedanklich zuerst schwergetan. Aber am Ende haben wir festgestellt, dass gewisse Punkte doch vergleichbar sind.
Zum Beispiel?
Silke Felkl: Der Haupthebel liegt darin, zusammen mit den Dienstleistern transparent zu machen, welche Leistungen überhaupt kalkuliert sind und wie sie erbracht werden. Eine Gemeinsamkeit, die wir bei vielen Leistungsverträgen feststellen, ist, dass früher oder später der Punkt kommt, an dem ein Dienstleister sagt: „So komme ich mit dem Budget nicht klar.“ Früher wurde den Nachträgen und Mehraufwand häufig allein deshalb zugestimmt, weil man im täglichen Betrieb keine Wahl hatte. Ohne ein wirksames Steuerungsmodell, war jeder Versuch den Dienstleister zu lenken, nur mit einem erheblichen Personalaufwand möglich. Das war eine Pseudosteuerung rein über das Budget. Heute planen wir, gemeinsam mit dem Dienstleister zu betrachten , was überhaupt geleistet werden soll und wie.
Aber natürlich muss der Dienstleister dafür „aufmachen“. Es geht darum, die richtigen und notwendigen Dinge zu tun und die auch entsprechend zu vergüten.
Seit wann beschäftigen Sie sich mit dem Thema?
Silke Felkl: Bestimmt schon seit 2 Jahren. Was uns natürlich sehr hilft, ist, dass wir das Vertragsmanagement früher selbst gemacht haben. Das heißt: Die Prozesse dahinter sind uns klar.
