Dienstleistungssteuerung, Ausschreibungen, Verträge

Wann haben Sie angefangen, sich mit Dienstleistungssteuerung zu beschäftigen?

Jens Blankenburg: Seit Herbst 2015 beschäftige ich mich intensiv mit dem Thema Dienstleistungssteuerung, da uns damals klar war, dass wir den Vertrag mit unserem bestehenden Facility Service Dienstleister nicht verlängern würden und uns bereits in der Vorbereitung für eine Neuausschreibung befunden haben.

In welcher Phase Ihres Vertragslebenszyklusses mit dem externen Dienstleister waren Sie zu der Zeit?

Jens Blankenburg: Wir waren bereits in der Rückabwicklungsphase mit unserem derzeitigen Dienstleister und in der Durchführung der Neuausschreibung.

Sie konnten die Erkenntnisse aus der präventiven Dienstleistungssteuerung nicht mehr in den aktuellen Vertrag einfließen lassen. Wie wirkt sich das aus?

Jens Blankenburg: Die Auswirkungen zeigen sich regelmäßig in der täglichen Dienstleistungssteuerung. Wir haben mit unserem heutigen Service Partner zwar im Nachgang vereinbart, dass das Funktions- und Leistungsmodell Anwendung finden soll, dies ist aber keine vertraglich niedergeschriebene Vereinbarung. Dadurch wird es schwer, dies auch konsequent einzufordern, da der Dienstleister sich im Fall von Unstimmigkeiten, tatsächlichem oder auch nur gefühltem Mehraufwand wieder auf den Vertrag beziehen kann.

Was würden Sie beim nächsten Vertrag anders machen?

Jens Blankenburg: Bei der nächsten Ausschreibung wird die Anwendung des Funktions- und Leistungsmodells mit einer genauen Beschreibung des messbaren Ergebnisses auf jeden Fall Vertragsbestandteil. Wir werden im Detail vereinbaren, wann welche Dokumente in welcher Qualität vorliegen müssen, wie die Freigabe einer Arbeitsvorbereitung erfolgt und wie Abnahmeverfahren, insbesondere auch für Regelleistungen aussehen.

Gibt es zwingend eine nächste Ausschreibung oder ist die Vertragsertüchtigung im bestehenden Dienstleister-Verhältnis eher angestrebt?

Jens Blankenburg: Das ist eine interessante und berechtigte Frage, die ich bei uns im Haus diskutieren werde. Eine Ausschreibung ist für beide Seiten mit hohem Aufwand und Kosten verbunden, dies über Einsparungen wieder reinzuholen, ist fast unmöglich. Von daher ist es schon überlegenswert, den bestehenden Vertrag zu optimieren und anzupassen und dadurch auf eine Ausschreibung zu verzichten.